GTD mit Microsoft To Do
Microsoft To Do ist ein kostenloser Download, steckt in Outlook, und „My Day“ gibt dir jeden Morgen eine leere Liste, in der du den Tag planst. Getting Things Done lässt sich dort schwerer führen, weil die Methode mehr braucht als Listen, Hashtags und einen Plan für heute.
Du musst dich nicht entscheiden. Relay verbindet sich mit Microsoft To Do, sodass du weiter dort erfassen kannst, wo du es schon tust, und das System selbst in einer App führst, die dafür gebaut ist.
Was GTD braucht und To Do dir überlässt
| GTD braucht | In Microsoft To Do |
|---|---|
| Kontexte | Hashtags, die du in den Namen einer Aufgabe tippst, etwa #anrufe. Wählst du einen aus, siehst du jede Aufgabe mit diesem Hashtag, über alle deine Listen hinweg. |
| Projekte mit Ergebnis | Eine Liste oder eine in Schritte unterteilte Aufgabe kann als Ersatz dienen. Das Ergebnis aufzuschreiben und zu prüfen, ob jedes Projekt noch einen nächsten Schritt hat, liegt bei dir. |
| Warten auf | Eine Liste oder ein Tag #warten, wobei du selbst in die Aufgabe tippst, auf wen du wartest und seit wann. |
| Irgendwann/Vielleicht | Noch eine Liste, direkt neben den aktiven. |
| Wochenrückblick | Eine wöchentlich wiederholte Aufgabe kann dich erinnern. Die Listen durchzugehen, liegt bei dir. |
| Energie und Zeit | Noch mehr Hashtags, etwa #wenig oder #schnell, von Hand an jede Aufgabe gehängt. |
Nichts davon ist ein Fehler von To Do. Es ist für Listen und für die Planung eines Tages gebaut, und beides kann es. Schwierig wird es, wenn Listen und Hashtags eine ganze Methode tragen sollen und die Pflege mehr Zeit kostet, als sie spart.
To Do zum Erfassen behalten
Verbinde Microsoft To Do in Relay und hake die Listen an, die übernommen werden sollen. Ab dann gilt:
- Offene Aufgaben aus diesen Listen kommen in deinem Relay-Eingang an und werden geklärt wie alles andere, was du erfasst. Nichts wird für dich einsortiert. Jede trägt das To-Do-Symbol, das To Do im Web öffnet.
- Relay übernimmt von jeder Aufgabe Titel, Notiz und Fälligkeitsdatum. Das Fälligkeitsdatum wird dir beim Verarbeiten als geplantes Datum der Aufgabe vorgeschlagen. Es wird nur verwendet, wenn du es behältst.
- Erledige eine dieser Aufgaben in Relay oder ändere ihren Titel, ihre Notiz oder ihr geplantes Datum, und die Änderung wird in To Do zurückgeschrieben. Erledige sie in To Do, und sie ist auch in Relay erledigt. Wenn sich beide Seiten geändert haben, gewinnt die spätere Änderung.
- Relay prüft deine Listen alle 30 Minuten und noch einmal, wenn du den Eingang öffnest, sodass Änderungen ankommen, ohne dass du etwas drücken musst.
- Relay legt nie Aufgaben in To Do an und löscht dort nie etwas.
Die Aufgabe, die du auf deinem Smartphone in To Do eingetippt hast, taucht also in deinem Eingang auf, bekommt in Relay einen Kontext und ein Projekt, und wenn du sie abhakst, ist sie auch in To Do und in Outlook abgehakt.
Was Relay ergänzt
- Kontexte, die „Nächste Schritte“ auf das filtern, was du dort tun kannst, wo du gerade bist, mit Energie und Zeit an jeder Aktion. So funktionieren Kontexte.
- Projekte mit Ergebnis und eine Gruppe „Festgefahren“ für jedes Projekt ohne nächsten Schritt. Ein sequenzielles Projekt zeigt seinen nächsten Schritt erst, wenn der vorherige erledigt ist.
- „Warten auf“ mit Person und Datum, „Irgendwann/Vielleicht“, eine Agenda pro Person und „Referenz“.
- Ein geführter Wochenrückblick, der die Schritte der Reihe nach durchgeht, und ein fünfminütiger Tagesrückblick.
- Projekte, nach oben verknüpft mit Verantwortungsbereichen, Zielen, Vision und Lebenszweck, den Horizonten des Fokus.
- Outlook Calendar neben deinen Aktionen, wenn du ihn verbindest, sodass „Erledigen“ die heutigen Termine über dem zeigt, was du als Nächstes tun könntest.
Vorab gut zu wissen
- Neue Aufgaben, die du in Relay anlegst, bleiben in Relay
- To Do ist ein Zugang, kein Spiegel. Wenn eine Aufgabe in To Do oder Outlook erscheinen soll, leg sie in To Do an und lass sie herüberkommen.
- Manche Details bleiben in To Do
- Relay liest Titel, Notiz und Fälligkeitsdatum einer Aufgabe und ob sie erledigt ist. Schritte, Erinnerungen, Wiederholungen, Kategorien und der Stern für Wichtigkeit werden nicht übernommen.
- Löschen wird nicht übertragen
- Löschst du eine Aufgabe in To Do, bleibt ihre Kopie in Relay erhalten, weil Relay eine gelöschte Aufgabe nicht von einer unterscheiden kann, die in eine Liste verschoben wurde, die du nicht synchronisierst. Löschst du die Kopie in Relay, bleibt die Aufgabe in To Do unberührt.
- To Do wird für sich allein erfragt
- Wenn du To Do verbindest, fragt Relay Microsoft nur nach deinen Aufgaben und nach nichts sonst. Outlook Calendar ist eine eigene Verbindung, und wenn du To Do in den Einstellungen trennst, funktioniert sie weiter. Die Verbindung ist auch unabhängig davon, wie du dich bei Relay anmeldest, sie funktioniert also mit jeder Anmeldeart und mit jedem Microsoft-Konto, in dem deine Listen liegen.
- Geschäfts- und Schulkonten
- Manche Organisationen verlangen, dass die IT-Administration eine App freigibt, bevor ein Geschäftskonto sie verbinden kann. Wenn das bei dir so ist, sagt Relay es dir, und du kannst dich erneut verbinden, sobald die App freigegeben ist.
Wo To Do das bessere Werkzeug ist
- Preis
- To Do ist ein kostenloser Download und funktioniert mit jedem privaten Microsoft-Konto. Relay ist ein Abo: 8 € monatlich oder 5 € monatlich bei jährlicher Abrechnung, mit einem 30-tägigen Testzeitraum ohne Kreditkarte.
- Outlook
- To Do steckt in Outlook. Deine Aufgaben erscheinen automatisch in Outlook, und „My Day“ kann neben deinen E-Mails und deinem Kalender stehen. Mit einem Postfach, das bei Microsoft gehostet wird, können E-Mails, die du kennzeichnest, als Aufgaben in der Liste „Flagged email“ von To Do erscheinen.
- Geteilte Listen
- Eine Liste in To Do lässt sich per Einladungslink teilen, zwischen privaten Microsoft-Konten oder innerhalb derselben Firma oder Schule. Relay ist ein System für eine Person und hat keine geteilten Listen.
- Einen Tag planen
- „My Day“ beginnt jeden Morgen leer, und was du nicht geschafft hast, wird dir am nächsten Tag vorgeschlagen.
- Alter
- Relay ist eine junge App, erschienen 2026.
Wenn ein Tagesplan, ein paar geteilte Listen und deine gekennzeichneten E-Mails abdecken, was du brauchst, bleib bei To Do allein. Relay ist für den Fall, dass du Kontexte, Projekte mit Ergebnissen und einen Wochenrückblick willst, ohne sie aus Hashtags zu bauen.
Microsoft To Do mit Relay verbinden
Melde dich an, öffne Einstellungen, dann Integrationen, und verbinde Microsoft To Do. Deine erste Liste ist zu Beginn angehakt. Hake unter „Listen zum Synchronisieren“ weitere an und öffne dann den Eingang.
30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Starte im Browser oder installiere die App.
Relay läuft auf iPhone, iPad, Mac, Android und Windows und in jedem Browser. Um es mit anderen Apps abzuwägen, lies GTD-Apps im Vergleich.
Siehe auch
Quellen, geprüft am 8. Oktober 2026: Systemanforderungen für Microsoft To Do, Microsoft To Do im Microsoft Store, Willkommen bei Microsoft To Do, Planen und vernetzen mit Microsoft To Do, Schritte, Wichtigkeit, Notizen, Tags und Kategorien zu Aufgaben hinzufügen, Fälligkeitsdaten und Erinnerungen in Microsoft To Do hinzufügen, Listen erstellen und teilen, Microsoft To Do mit gekennzeichneten E-Mails aus Outlook nutzen, Aufgaben mit To Do in Outlook verwalten. Microsoft To Do und Outlook sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe, die nicht mit Relay verbunden ist.