Microsoft To DoでGTD

Microsoft To Doは無料でダウンロードでき、Outlookに組み込まれていて、「My Day」は毎朝、一日の計画を立てるための空のリストを用意してくれます。ただし、Getting Things Doneを実践する場所としては難しい面があります。この手法には、リスト、ハッシュタグ、今日の計画以上のものが必要だからです。

どちらかを選ぶ必要はありません。RelayはMicrosoft To Doと連携できるので、今までどおりの場所で書き留めながら、システムそのものはそのために作られたアプリで回せます。

GTDに必要で、To Doでは自分で用意するもの

GTDに必要なもの	Microsoft To Doでは
コンテキスト	タスク名に入力するハッシュタグ（「#電話」など）。ひとつを選ぶと、すべてのリストから、そのハッシュタグが付いたタスクが表示されます。
望ましい結果を持つプロジェクト	リストや、ステップに分けたタスクで代用できます。望ましい結果を書き留め、各プロジェクトにまだ次にとるべき行動があるかを確認するのは、自分で行う必要があります。
連絡待ち	リストか「#連絡待ち」のタグで管理し、誰をいつから待っているかは、自分でタスクに入力します。
いつかやる/たぶんやる	進行中のリストの横に置く、もうひとつのリスト。
週次レビュー	毎週繰り返すタスクで思い出すことはできます。リストを順に見直すのは、自分で行います。
エネルギーと時間	さらにハッシュタグ（「#低」や「#すぐ」など）を、すべてのタスクに手で追加します。

これはTo Doの欠点ではありません。To Doはリストと一日の計画のために作られていて、どちらもきちんとこなします。問題が起きるのは、リストとハッシュタグに手法全体を担わせようとして、その手入れにかかる時間が、節約できる時間を上回りはじめたときです。

書き留めるのはTo Doのままで

RelayでMicrosoft To Doと連携し、取り込むリストにチェックを入れます。それ以降は、次のように動作します。

それらのリストの未完了のタスクがRelayのインボックスに入り、ほかに書き留めたものと同じように見極めます。自動で振り分けられることはありません。各タスクにはTo Doのアイコンが付き、そこからWeb版のTo Doを開けます。
Relayは、各タスクのタイトル、メモ、期限を取り込みます。To Doの期限は、処理するときにそのタスクの指定日として提案されます。そのまま残した場合にだけ使われます。
Relayでそのタスクを完了にするか、タイトル、メモ、指定日を変更すると、その変更がTo Doに書き戻されます。To Doで完了にすると、Relayでも完了になります。両方で変更があった場合は、あとの編集が優先されます。
Relayは30分ごとと、インボックスを開いたときにリストを確認するので、何も操作しなくても変更が反映されます。
RelayがTo Doにタスクを作ることはなく、To Doの何かを削除することもありません。

つまり、スマートフォンのTo Doに入力したタスクがインボックスに現れ、Relayでコンテキストとプロジェクトを付け、完了にすると、To DoとOutlookでも完了になります。

Relayで加わるもの

次にとるべき行動を、今いる場所でできることに絞り込むコンテキスト。すべての行動に、エネルギーと時間も設定できます。コンテキストのしくみ。
望ましい結果を持つプロジェクトと、次にとるべき行動がないプロジェクトを集める「停滞中」のグループ。順番に進めるプロジェクトでは、前のステップが完了してはじめて次のステップが表示されます。
相手と日付を記録する連絡待ち、いつかやる/たぶんやる、相手ごとのアジェンダのリスト、そして資料。
ステップを順に進めるガイド付きの週次レビューと、5分の日次レビュー。
責任分野、目標、ビジョン、目的につながるプロジェクト。これがホライズン・オブ・フォーカスです。
連携すれば、Outlook Calendarを行動の横に表示できます。実行の画面では、次にできることの上に今日の予定が表示されます。

コンテキストで絞り込んだRelayの次にとるべき行動。14:30まで8分空いています。Microsoft To Doから同期したタスクにはTo Doのアイコンが付き、コンテキスト、エネルギー：低、所要時間5分が設定されています。

はじめに知っておきたいこと

Relayで作った新しいタスクはRelayに残る: To Doは入り口で、Relayの内容を映す鏡ではありません。To DoやOutlookにタスクを表示したい場合は、To Doで追加して、Relayに取り込まれるようにします。
To Doにだけ残る情報もある: Relayが読み込むのは、タスクのタイトル、メモ、期限、完了したかどうかです。ステップ、リマインダー、繰り返し、カテゴリー、重要度の星は取り込まれません。
削除は反映されない: To Doでタスクを削除しても、Relayのコピーは残ります。削除されたタスクと、同期していないリストに移されたタスクを、Relayは区別できないためです。Relayのコピーを削除しても、To Doのタスクはそのままです。
To Doへのアクセスは単独で求める: To Doと連携するときにMicrosoftに求めるのは、タスクへのアクセスだけです。Outlook Calendarは別の連携なので、「設定」でTo Doとの連携を解除しても、Outlook Calendarはそのまま使えます。この連携はRelayへのログイン方法とも別なので、どの方法でログインしていても、リストがあるMicrosoftアカウントで連携できます。
職場や学校のアカウント: 組織によっては、職場のアカウントでアプリと連携する前に、管理者の承認が必要です。その場合はRelayに表示されるので、承認されたあとにもう一度連携してください。

To Doのほうが向いている点

料金: To Doは無料でダウンロードでき、個人用のMicrosoftアカウントならどれでも使えます。Relayはサブスクリプションで、月額€8、年払いなら月額€5です。カード登録不要の30日間トライアルがあります。
Outlook: To DoはOutlookに組み込まれています。タスクは自動でOutlookに表示され、「My Day」をメールやカレンダーの横に置けます。Microsoftがホストするメールボックスなら、フラグを付けたメールを、To Doの「Flagged email」リストにタスクとして表示できます。
共有リスト: To Doのリストは、招待リンクで共有できます。個人用のMicrosoftアカウント同士か、同じ職場や学校の中で共有できます。Relayはひとりで使うシステムで、共有リストはありません。
一日の計画: 「My Day」は毎朝空の状態から始まり、終わらなかったことは翌日に提案されます。
歴史: Relayは2026年にリリースされた新しいアプリです。

一日の計画、いくつかの共有リスト、フラグを付けたメールで足りるなら、To Doだけを使い続けてください。Relayは、コンテキスト、望ましい結果を持つプロジェクト、週次レビューを、ハッシュタグで組み立てずに使いたいときのためのアプリです。

Microsoft To DoをRelayと連携する

ログインして「設定」、「連携」の順に開き、Microsoft To Doと連携します。最初は1つ目のリストにチェックが入っています。ほかのリストは「同期するリスト」でチェックを入れ、インボックスを開きます。

Relayを開く

30日間無料で、カードの登録は不要です。ブラウザーで始めることも、アプリをインストールすることもできます。

Relayは、iPhone、iPad、Mac、Android、Windows、そしてあらゆるブラウザーで動きます。ほかのアプリと比べるには、GTDアプリの比較をご覧ください。