Die Horizonte des Fokus erklärt
Getting Things Done betrachtet deine Verpflichtungen aus sechs Höhen, vom nächsten Telefonat bis zur Frage, warum du das alles tust. Über die Horizonte verbindet sich eine To-do-Liste mit einem Leben, sodass der Wochenrückblick fragen kann, ob du an den richtigen Dingen arbeitest, und nicht nur, ob die Arbeit erledigt wird.
Die sechs Ebenen
| Horizont | Was er enthält | Wie oft ansehen |
|---|---|---|
| Lebenszweck und Prinzipien | Warum es das alles gibt, und die Maßstäbe, die du nicht aufgibst. | Einmal im Jahr, oder wenn sich etwas Großes ändert |
| Vision | Wie alles in ein paar Jahren aussieht, wenn es klappt. | Einmal im Jahr |
| Ziele | Was in ein oder zwei Jahren wahr sein muss. | Jedes Quartal |
| Verantwortungsbereiche | Die Teile von Arbeit und Leben, die du im Lot halten musst: Gesundheit, Familie, Finanzen, jeder Teil deines Jobs. | Jeden Monat, und ein kurzer Blick im Wochenrückblick |
| Projekte | Ergebnisse, die mehr als einen Schritt brauchen und in etwa einem Jahr fertig sind. | Jede Woche |
| Aktionen | Der nächste konkrete, sichtbare Schritt für jedes Projekt und für alles andere. | Jeden Tag |
Der Rhythmus in der letzten Spalte ist ein Ausgangspunkt, keine Regel. Je höher die Ebene, desto langsamer ändert sie sich, und desto seltener musst du sie dir ansehen.
Bereiche und Projekte sind nicht dasselbe
An dieser Unterscheidung stolpern die meisten. Ein Projekt wird fertig: Du kannst sagen, wie „fertig“ aussieht, und eines Tages ist es so weit. Ein Bereich wird nie fertig. „Gesundheit“ ist ein Bereich. „Im Mai 10 km laufen“ ist ein Projekt, das ihm dient.
Wenn du beides trennst, kann das System bemerken, was du vernachlässigst. Wenn ein Bereich, der dir wichtig ist, monatelang keine Projekte hat, ist das gut zu wissen, und eine flache Aufgabenliste kann dir das nie sagen.
Fang unten an
Es ist verlockend, beim Lebenszweck anzufangen und sich nach unten vorzuarbeiten. David Allen empfiehlt das Gegenteil: Bring zuerst deine Aktionen und Projekte unter Kontrolle, dann geh nach oben. Solange die unterste Ebene nicht im Griff ist, übertönt ihr Lärm jedes Nachdenken über Ziele und Vision.
In der Praxis: Arbeite ein paar Wochen lang nur mit nächsten Schritten und Projekten. Füge Verantwortungsbereiche hinzu, sobald dir Projekte auffallen, die nirgends richtig hingehören. Ziele und Vision kommen danach, wenn du den Kopf frei hast, um über sie nachzudenken.
Die Horizonte im Rückblick nutzen
- Projekte, die nichts dienen
- Einem Projekt, das mit keinem Bereich und keinem Ziel verknüpft ist, fehlt entweder eine Verknüpfung, oder du tust es aus Gewohnheit. Beides ist gut zu wissen.
- Bereiche, in denen es still geworden ist
- Ein Bereich ohne aktive Projekte kann in Ordnung sein oder gerade abrutschen. Sieh ihn dir an und entscheide, was davon zutrifft.
- Ziele ohne Projekte
- Ein Ziel, auf das nichts hinarbeitet, ist ein Wunsch. Starte entweder ein Projekt dafür oder verschiebe es nach „Irgendwann/Vielleicht“.
Horizonte in Relay
Relay bildet jede Ebene ab. Lebenszweck, Vision, Ziele und Verantwortungsbereiche stehen unter „Horizonte“. Projekte und Aktionen stehen in ihren eigenen Listen und lassen sich nach oben mit den Horizonten verknüpfen, denen sie dienen, sodass ein Stück Arbeit zeigen kann, wofür es da ist.
Horizonte haben keine Fortschrittsbalken und keine Prozentangaben. Lebenszweck, Vision und Verantwortungsbereiche sind Maßstäbe, an denen du festhältst, keine Aufgaben zum Abhaken. Der Wochenrückblick hat einen eigenen Schritt „Höhere Horizonte“, und ein Projekt ohne Verknüpfung nach oben bekommt während des Rückblicks einen Hinweis.
Sieh deine Arbeit aus jeder Höhe
In Relay verknüpfst du jede Aktion mit ihrem Projekt und jedes Projekt mit dem Bereich oder Ziel, dem es dient, sodass der Wochenrückblick prüfen kann, ob du an den richtigen Dingen arbeitest.
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