GTD mit Google Tasks
Google Tasks steckt schon in deinem Gmail und in Google Calendar, deshalb notierst du dort am leichtesten eine Aufgabe. Getting Things Done lässt sich dort schwerer führen, weil die Methode mehr braucht als Listen und Daten.
Du musst dich nicht entscheiden. Relay verbindet sich mit Google Tasks, sodass du weiter dort erfassen kannst, wo du es schon tust, und das System selbst in einer App führst, die dafür gebaut ist.
Was GTD braucht und Google Tasks dir überlässt
| GTD braucht | In Google Tasks |
|---|---|
| Kontexte | Keine Kontexte oder Tags. Viele legen eine Liste pro Kontext an, wodurch sich Projekte über mehrere Listen verteilen. |
| Projekte mit Ergebnis | Eine Liste oder eine Aufgabe mit Unteraufgaben kann als Ersatz dienen, aber es gibt kein Ergebnis, und nichts sagt dir, dass ein Projekt keinen nächsten Schritt hat. |
| Warten auf | Eine Liste, die du von Hand pflegst, ohne festzuhalten, auf wen du wartest und seit wann. |
| Irgendwann/Vielleicht | Noch eine Liste, direkt neben den aktiven. |
| Wochenrückblick | Liegt bei dir und einer Checkliste, die du woanders führst. |
| Energie | Wird nicht erfasst, also kannst du am Ende eines langen Tages nicht gezielt nach etwas Leichtem suchen. |
Nichts davon ist ein Fehler von Google Tasks. Es ist darauf ausgelegt, einfach zu sein, und das ist es auch. Schwierig wird es, wenn einfache Listen eine ganze Methode tragen sollen und die Umwege mehr Zeit kosten, als sie sparen.
Google Tasks zum Erfassen behalten
Verbinde Google Tasks in Relay und wähle aus, welche deiner Listen übernommen werden. Ab dann gilt:
- Aufgaben aus diesen Listen kommen in deinem Relay-Eingang an und werden geklärt wie alles andere, was du erfasst. Nichts wird für dich einsortiert.
- Ein Datum aus Google wird dir beim Verarbeiten als geplantes Datum der Aufgabe vorgeschlagen. Es wird nur verwendet, wenn du es behältst.
- Erledige eine dieser Aufgaben in Relay oder ändere ihren Titel, ihre Notizen oder ihr geplantes Datum, und die Änderung wird in Google Tasks zurückgeschrieben. Erledige oder bearbeite sie in Google, und Relay zieht nach. Ein Fälligkeitsdatum, das du in Relay hinzufügst, bleibt in Relay.
- Relay prüft Google Tasks alle 15 Minuten und jedes Mal, wenn du den Eingang öffnest, sodass Änderungen ankommen, ohne dass du etwas drücken musst.
- Relay legt nie neue Aufgaben in Google an und löscht nie etwas in Google. Wenn du eine Aufgabe in Google löschst, wandert ihre Kopie in Relay in den Papierkorb, wo du sie 30 Tage lang wiederherstellen kannst.
Die Aufgabe, die du auf deinem Laptop in Gmail angelegt hast, taucht also in deinem Eingang auf, bekommt in Relay einen Kontext und ein Projekt, und wenn du sie abhakst, ist sie auch in Gmail abgehakt.
Was Relay ergänzt
- Kontexte, die „Nächste Schritte“ auf das filtern, was du dort tun kannst, wo du gerade bist. So funktionieren Kontexte.
- Projekte mit Ergebnis und eine Gruppe „Festgefahren“ für jedes Projekt ohne nächsten Schritt.
- „Warten auf“ mit Person und Datum, „Irgendwann/Vielleicht“, eine Agenda pro Person und „Referenz“.
- Ein geführter Wochenrückblick, der die Schritte der Reihe nach durchgeht, und ein fünfminütiger Tagesrückblick.
- Google Calendar neben deinen Aktionen, sodass „Erledigen“ die heutigen Termine über dem zeigt, was du als Nächstes tun könntest.
Vorab gut zu wissen
- Neue Aufgaben, die du in Relay anlegst, bleiben in Relay
- Google Tasks ist ein Zugang, kein Spiegel. Wenn eine Aufgabe in Gmail erscheinen soll, leg sie in Google Tasks an und lass sie herüberkommen.
- Der Zugriff auf Google wird getrennt erfragt
- Relay fragt in zwei getrennten Abfragen nach Google Tasks und Google Calendar. Relay funktioniert voll, auch wenn keine der beiden verbunden ist, und du kannst jede der beiden Verbindungen jederzeit in den Einstellungen trennen.
Google Tasks mit Relay verbinden
Melde dich an, öffne Einstellungen, dann Integrationen, und verbinde Google Tasks. Deine ausgewählten Listen kommen sofort im Eingang an.
30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Starte im Browser oder installiere die App.