GTD con Microsoft To Do
Microsoft To Do si scarica gratis, è integrato in Outlook e “My Day” ti dà ogni mattina una lista vuota in cui pianificare la giornata. È un posto più difficile in cui applicare Getting Things Done, perché il metodo richiede più di liste, hashtag e un piano per oggi.
Non devi scegliere. Relay si collega a Microsoft To Do, così puoi continuare ad annotare dove lo fai già e gestire il sistema vero e proprio in un’app fatta apposta.
Ciò che serve a GTD e che To Do lascia a te
| Cosa serve a GTD | In Microsoft To Do |
|---|---|
| Contesti | Hashtag scritti nel nome dell’attività, come #chiamate. Selezionandone uno vedi tutte le attività che lo contengono, in tutte le liste. |
| Progetti con un risultato | Una lista, o un’attività suddivisa in passaggi, può fare da sostituto. Scrivere il risultato e verificare che ogni progetto abbia ancora una prossima azione spetta a te. |
| In attesa | Una lista o un tag #attesa, con chi stai aspettando e da quando scritti a mano nell’attività. |
| Un giorno/Forse | Un’altra lista, accanto a quelle attive. |
| Revisione settimanale | Un’attività che si ripete ogni settimana può ricordartela. Passare in rassegna le liste spetta a te. |
| Energia e tempo | Altri hashtag, come #bassa o #veloce, aggiunti a mano a ogni attività. |
Niente di tutto questo è un difetto di To Do. È fatto per le liste e per pianificare una giornata, e fa entrambe le cose. Il problema nasce quando provi a far reggere un intero metodo a liste e hashtag, e la manutenzione comincia a costare più tempo di quanto ne faccia risparmiare.
Usa To Do per annotare
Collega Microsoft To Do in Relay e spunta le liste da importare. Da quel momento:
- Le attività aperte di quelle liste arrivano nella lista In arrivo di Relay, da chiarire come qualsiasi altra cosa che annoti. Niente viene smistato al posto tuo. Ognuna porta l’icona di To Do, che apre To Do sul web.
- Relay importa titolo, nota e data di scadenza di ogni attività. La data di scadenza ti viene proposta come data programmata dell’attività mentre la elabori. Viene usata solo se la tieni.
- Completa una di quelle attività in Relay, o cambiane il titolo, la nota o la data programmata, e la modifica viene riportata in To Do. Completala in To Do e si completa anche in Relay. Quando è cambiata da entrambe le parti, vince la modifica più recente.
- Relay controlla le tue liste ogni 30 minuti, e di nuovo quando apri la lista In arrivo, così le modifiche arrivano senza che tu debba premere niente.
- Relay non crea mai attività in To Do e non vi elimina mai niente.
Così l’attività che hai scritto in To Do sul telefono compare nella lista In arrivo, riceve un contesto e un progetto in Relay e, quando la spunti, risulta spuntata anche in To Do e in Outlook.
Cosa aggiunge Relay
- Contesti che filtrano Prossime azioni su ciò che puoi fare dove sei, con energia e tempo su ogni azione. Come funzionano i contesti.
- Progetti con un risultato, e un gruppo Bloccati per ogni progetto senza prossima azione. Un progetto sequenziale mostra il passo successivo solo quando quello precedente è fatto.
- In attesa con la persona e la data, Un giorno/Forse, liste Agenda per persona, e Riferimenti.
- Una revisione settimanale guidata che segue i passi in ordine, e una revisione giornaliera di cinque minuti.
- Progetti collegati verso l’alto ad aree, obiettivi, visione e scopo: gli orizzonti di attenzione.
- Outlook Calendar accanto alle tue azioni, se lo colleghi, così Agisci mostra gli eventi di oggi sopra ciò che potresti fare dopo.
Da sapere prima
- Le nuove attività create in Relay restano in Relay
- To Do è una porta d’ingresso, non uno specchio. Se vuoi che un’attività compaia in To Do o in Outlook, aggiungila in To Do e lascia che arrivi in Relay.
- Alcuni dettagli restano in To Do
- Relay legge il titolo, la nota, la data di scadenza di un’attività e se è completata. Passaggi, promemoria, ripetizioni, categorie e la stella dell’importanza non vengono importati.
- Le eliminazioni non passano dall’altra parte
- Elimina un’attività in To Do e la sua copia in Relay resta, perché Relay non riesce a distinguere un’attività eliminata da una spostata in una lista che non sincronizzi. Elimina la copia in Relay e l’attività in To Do non viene toccata.
- To Do viene chiesto a parte
- Collegando To Do, Relay chiede a Microsoft le tue attività e nient’altro. Outlook Calendar è un collegamento separato, e scollegare To Do in Impostazioni lo lascia funzionare. Il collegamento è separato anche dal modo in cui accedi a Relay, quindi funziona qualunque sia il tuo metodo di accesso, con qualunque account Microsoft contenga le tue liste.
- Account di lavoro e di scuola
- Alcune organizzazioni richiedono che un amministratore approvi un’app prima che un account di lavoro possa collegarla. Se la tua lo richiede, Relay te lo dice, e puoi collegarti di nuovo una volta che l’app è approvata.
Dove To Do è lo strumento migliore
- Prezzo
- To Do si scarica gratis e funziona con qualsiasi account Microsoft personale. Relay è un abbonamento: 8 € al mese, oppure 5 € al mese con fatturazione annuale, con una prova di 30 giorni senza bisogno di carta.
- Outlook
- To Do è integrato in Outlook. Le tue attività compaiono in Outlook in automatico, e “My Day” può stare accanto alla posta e al calendario. Con una casella di posta ospitata da Microsoft, le email che contrassegni possono comparire come attività nella lista “Flagged email” di To Do.
- Liste condivise
- Una lista di To Do si può condividere con un link di invito, tra account Microsoft personali o all’interno della stessa azienda o scuola. Relay è un sistema per una sola persona e non ha liste condivise.
- Pianificare una giornata
- “My Day” parte vuota ogni mattina, e ciò che non hai finito ti viene suggerito il giorno dopo.
- Età
- Relay è un’app giovane, uscita nel 2026.
Se un piano giornaliero, qualche lista condivisa e le email contrassegnate coprono ciò che ti serve, usa solo To Do. Relay è pensato per quando vuoi contesti, progetti con un risultato e una revisione settimanale, senza costruirli con gli hashtag.
Collega Microsoft To Do a Relay
Accedi, apri Impostazioni, poi Integrazioni, e collega Microsoft To Do. All’inizio è spuntata la tua prima lista. Spunta le altre che vuoi sotto “Liste da sincronizzare”, poi apri la lista In arrivo.
30 giorni gratis, senza carta. Inizia nel browser o installa l’app.
Relay funziona su iPhone, iPad, Mac, Android e Windows, e in qualsiasi browser. Per confrontarlo con altre app, vedi Confronta le app GTD.
Vedi anche
Fonti, verificate l’8 ottobre 2026: Requisiti di sistema di Microsoft To Do, Microsoft To Do nel Microsoft Store, Ti diamo il benvenuto in Microsoft To Do, Pianificare e connettersi con Microsoft To Do, Aggiungere passaggi, importanza, note, tag e categorie alle attività, Aggiungere scadenze e promemoria in Microsoft To Do, Creare e condividere liste, Usare Microsoft To Do con la posta contrassegnata di Outlook, Gestire le attività con To Do in Outlook. Microsoft To Do e Outlook sono marchi del gruppo di società Microsoft, che non è affiliato a Relay.