Der GTD-Wochenrückblick, Schritt für Schritt

Der Wochenrückblick ist die Stunde, die ein System nach Getting Things Done verlässlich hält. Lässt du ihn ein paar Wochen ausfallen, passen deine Listen nicht mehr zu deinem Leben. Dann vertraust du ihnen nicht mehr, und dann siehst du sie nicht mehr an.

Die meisten, die GTD aufgeben, haben nicht das Erfassen oder die nächsten Schritte aufgegeben. Sie haben den Rückblick aufgegeben, meistens ohne es zu merken. Unten steht der Rückblick in der Reihenfolge, die funktioniert, mit dem Zweck jedes Schritts, damit du erkennst, welche du ruhig schnell machen kannst und welche nicht.

Drei Teile: klar, aktuell, kreativ

Der Rückblick hat drei Aufgaben, und sie laufen aus gutem Grund in dieser Reihenfolge. Zuerst holst du alles aus deinem Kopf ins System, damit der Rest des Rückblicks mit dem vollständigen Bild arbeitet. Dann bringst du jede Liste auf den neuesten Stand. Erst danach, wenn nichts mehr an dir nagt, schaust du nach vorn und denkst darüber nach, was du willst.

Kopf leeren Schreib alles auf, was dir durch den Kopf geht und noch nicht im System ist. Eine Auslöserliste hilft dabei: eine Liste mit Stichworten (Rechnungen, Familie, Gesundheit, das Auto, Menschen, denen du eine Antwort schuldest), die dich an Dinge erinnert, an die du von selbst nicht denken würdest.
Den Eingang leeren Entscheide, was jeder Eintrag ist: ein nächster Schritt, ein Projekt, etwas, worauf du wartest, etwas für später, Referenzmaterial oder Müll. Leer heißt entschieden, nicht erledigt.
Die nächsten Schritte durchsehen Hake ab, was du erledigt hast. Lösch, was nicht mehr zählt. Formuliere alles um, was so vage ist, dass du darüber hinweglesen würdest.
Auf die letzte Woche zurückblicken Lies den Kalender der letzten Woche. Termine hinterlassen Folgeaufgaben, und hier werden sie eingefangen.
Auf das Kommende schauen Lies die nächsten zwei oder drei Wochen in deinem Kalender. Alles, was vorbereitet werden muss, bekommt jetzt einen nächsten Schritt, nicht erst am Abend vorher.
„Warten auf“ prüfen Bei allem Überfälligen hakst du nach. Alles, was angekommen ist, wird abgehakt.
Jedes Projekt durchgehen Jedes aktive Projekt braucht mindestens einen nächsten Schritt. Ein Projekt ohne nächsten Schritt kommt nicht voran, egal wie wichtig es sich anfühlt. Prüfe, ob das Ergebnis noch das ist, das du willst.
Die höheren Horizonte ansehen Deine Verantwortungsbereiche und deine Ziele. Wird es in einem Bereich still? Gibt es ein Projekt, das nichts dient, was dir wichtig ist? Mehr zu Horizonten.
Referenz überfliegen Sieh dein Referenzmaterial und deine Checklisten durch. Oft taucht dabei eine Aktion auf, die du noch nicht erfasst hattest.
„Irgendwann/Vielleicht“ lesen Hol hervor, wofür jetzt die Zeit gekommen ist, und lösch, was du nicht mehr willst. Eine Irgendwann-Liste, die niemand liest, ist ein Friedhof.
Kreativ werden Wenn alles aktuell ist, kommen Ideen leichter. Erfasse alle neuen Projekte oder Pläne, die dabei auftauchen.
Letzter Durchgang Alles Neue, das während des Rückblicks aufgetaucht ist, kommt in den Eingang, damit du am Ende nichts mehr im Kopf behalten musst.

Wie lange es dauert

Plane eine Stunde ein. Der erste Rückblick dauert länger, weil er alles aufholt, was liegen geblieben ist, solange du keine Rückblicke gemacht hast. Danach hängt die Zeit vor allem davon ab, wie viele Projekte du hast, denn in den Schritten 7 und 8 passiert das Nachdenken.

Wenn du nur zwanzig Minuten hast, mach die Schritte 1, 2 und 7. Kopf und Eingang zu leeren schützt das, was hereinkommt, und der Projektschritt schützt das, was schon läuft. Der Rest kann eine Woche warten. Alles zusammen nicht.

Dranbleiben

Gib ihm einen festen Platz: Trag ihn als wiederkehrenden Termin in deinen Kalender ein, zu einer Zeit, in der du noch etwas Energie hast. Der Freitagnachmittag passt für viele, weil er die Woche abschließt; der Sonntagabend passt für andere, weil er die nächste eröffnet.
Dieselben Schritte in derselben Reihenfolge: Einen Rückblick, den du jede Woche neu entwerfen musst, schiebst du auf. Eine Checkliste, der du folgst, schaffst du auch müde.
Unterbrechen ist in Ordnung. Auslassen nicht.: Eine Hälfte des Rückblicks am Freitag und die andere am Montag hält das System trotzdem verlässlich. Wenn du ihn drei Wochen in Folge auslässt, stirbt das System.
Mach auch einen Tagesrückblick: Fünf Minuten jeden Morgen für den heutigen Kalender und das, was du erledigen willst, machen den Wochenrückblick kürzer, weil weniger liegen geblieben ist.

Der Wochenrückblick in Relay

Relay führt diese zwölf Schritte als geführten Rückblick durch, in dieser Reihenfolge, einen Bildschirm nach dem anderen. Die Auslöserlisten zum Leeren des Kopfes sind eingebaut, und du kannst sie bearbeiten. Projekte ohne nächsten Schritt stehen gut sichtbar in der Gruppe „Festgefahren“, und ein Projekt, das mit keinem Bereich und keinem Ziel verknüpft ist, bekommt einen entsprechenden Hinweis.

Du kannst mittendrin unterbrechen und dort weitermachen, wo du aufgehört hast. Relay merkt sich, wie lange jeder Rückblick gedauert hat, und wenn du deinen Kalender verbindest, kann es einen wiederkehrenden einstündigen Block „Wochenrückblick“ an dem Tag und zu der Uhrzeit eintragen, die du wählst.

Der Wochenrückblick in Relay beim Schritt „Projekte“: die Hinweise zum Schritt, dann jedes aktive Projekt, das du nacheinander durchgehst.

Mach deinen nächsten Rückblick in Relay

Relay führt dich der Reihe nach durch jeden Schritt oben, sodass du keine Checkliste daneben offen haben musst. Hol dein System aus Nirvana oder Todoist herüber, oder fang mit einem leeren Eingang an.

Relay öffnen

30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Starte im Browser oder installiere die App.