GTD con Microsoft To Do
Microsoft To Do se descarga gratis, está integrado en Outlook, y «My Day» te da cada mañana una lista vacía para planificar el día. Es un sitio más difícil para aplicar Getting Things Done, porque el método necesita algo más que listas, hashtags y un plan para hoy.
No tienes que elegir. Relay se conecta a Microsoft To Do, así que puedes seguir capturando donde ya lo haces y llevar el sistema en sí en una app hecha para ello.
Lo que GTD necesita y To Do deja en tus manos
| Lo que GTD necesita | En Microsoft To Do |
|---|---|
| Contextos | Hashtags escritos en el nombre de una tarea, como #llamadas. Al seleccionar uno se muestran todas las tareas que lo llevan, en todas tus listas. |
| Proyectos con un resultado | Una lista, o una tarea dividida en pasos, puede hacer las veces de proyecto. Anotar el resultado y comprobar que cada proyecto sigue teniendo una próxima acción depende de ti. |
| A la espera | Una lista o un hashtag #esperando, y a quién esperas y desde cuándo lo escribes tú en la tarea. |
| Algún día/Quizás | Otra lista más, junto a las activas. |
| Revisión semanal | Una tarea que se repite cada semana puede recordártela. Recorrer las listas depende de ti. |
| Energía y tiempo | Más hashtags, como #baja o #rápida, añadidos a mano a cada tarea. |
Nada de eso es un fallo de To Do. Está hecho para listas y para planificar un día, y hace las dos cosas. El problema empieza cuando intentas que las listas y los hashtags sostengan todo un método, y su mantenimiento empieza a costar más tiempo del que ahorra.
Mantén To Do para capturar
Conecta Microsoft To Do en Relay y marca las listas que quieras traer. A partir de ahí:
- Las tareas abiertas de esas listas llegan a tu Bandeja de entrada de Relay, para aclararlas como cualquier otra cosa que captures. Relay no decide por ti dónde va nada. Cada una lleva el icono de To Do, que abre To Do en la web.
- Relay trae el título, la nota y la fecha límite de cada tarea. La fecha límite se ofrece como fecha programada de la tarea mientras la procesas. Solo se usa si la conservas.
- Completa una de esas tareas en Relay, o cambia su título, su nota o su fecha programada, y el cambio se escribe en To Do. Complétala en To Do y se completa en Relay. Cuando han cambiado los dos lados, se queda la edición más reciente.
- Relay consulta tus listas cada 30 minutos, y otra vez cuando abres la Bandeja de entrada, así que los cambios llegan sin que tengas que pulsar nada.
- Relay nunca crea tareas en To Do, y nunca elimina nada allí.
Así, la tarea que escribiste en To Do en el teléfono aparece en tu Bandeja de entrada, recibe un contexto y un proyecto en Relay, y cuando la marcas como hecha, queda marcada también en To Do y en Outlook.
Lo que añade Relay
- Contextos que filtran Próximas acciones según lo que puedes hacer donde estás, con energía y tiempo en cada acción. Cómo funcionan los contextos.
- Proyectos con un resultado, y un grupo Estancados para cualquier proyecto sin próxima acción. Un proyecto secuencial solo muestra su siguiente paso cuando el anterior está hecho.
- A la espera con la persona y la fecha, Algún día/Quizás, listas Agenda por persona y Referencia.
- Una revisión semanal guiada que sigue los pasos en orden, y una revisión diaria de cinco minutos.
- Proyectos vinculados a áreas, metas, visión y propósito: los horizontes de enfoque.
- Outlook Calendar junto a tus acciones, si lo conectas, para que Actuar muestre los eventos de hoy encima de lo que podrías hacer a continuación.
Conviene saber antes
- Las tareas nuevas que creas en Relay se quedan en Relay
- To Do es una vía de entrada, no un espejo. Si quieres que una tarea aparezca en To Do o en Outlook, añádela en To Do y deja que llegue a Relay.
- Algunos detalles se quedan en To Do
- Relay lee el título de una tarea, su nota, su fecha límite y si está hecha. Los pasos, los recordatorios, las repeticiones, las categorías y la estrella de importancia no se traen.
- Las eliminaciones no pasan al otro lado
- Elimina una tarea en To Do y su copia en Relay se queda, porque Relay no puede distinguir una tarea eliminada de una que se ha movido a una lista que no sincronizas. Elimina la copia de Relay y la tarea de To Do no se toca.
- To Do se solicita por separado
- Al conectar To Do, Relay solo le pide a Microsoft tus tareas, nada más. Outlook Calendar es una conexión aparte, y desconectar To Do en Ajustes no le afecta. La conexión también es independiente de cómo inicias sesión en Relay, así que funciona con cualquier forma de inicio de sesión y con la cuenta de Microsoft en la que estén tus listas.
- Cuentas profesionales y educativas
- Algunas organizaciones exigen que alguien con permisos de administración apruebe una app antes de que una cuenta profesional pueda conectarla. Si es el caso de la tuya, Relay te lo dice, y puedes volver a conectarla cuando esté aprobada.
Donde To Do es mejor herramienta
- Precio
- To Do se descarga gratis y funciona con cualquier cuenta personal de Microsoft. Relay es una suscripción: 8 € al mes, o 5 € al mes con facturación anual, con una prueba de 30 días que no pide tarjeta.
- Outlook
- To Do está integrado en Outlook. Tus tareas aparecen en Outlook automáticamente, y «My Day» puede estar junto a tu correo y tu calendario. Con un buzón alojado por Microsoft, los correos que marcas con bandera pueden aparecer como tareas en la lista «Flagged email» de To Do.
- Listas compartidas
- Una lista de To Do se puede compartir con un enlace de invitación, entre cuentas personales de Microsoft o dentro de la misma organización profesional o educativa. Relay es un sistema para una sola persona y no tiene listas compartidas.
- Planificar un día
- «My Day» empieza cada mañana sin nada, y lo que no terminaste se te propone al día siguiente.
- Antigüedad
- Relay es una app joven, lanzada en 2026.
Si un plan diario, unas cuantas listas compartidas y tus correos marcados con bandera cubren lo que necesitas, quédate solo con To Do. Relay es para cuando quieres contextos, proyectos con resultados y una revisión semanal, sin montarlos a base de hashtags.
Conectar Microsoft To Do a Relay
Inicia sesión, abre Ajustes, luego Integraciones, y conecta Microsoft To Do. Tu primera lista viene marcada de entrada. Marca las demás que quieras en «Listas que sincronizar» y luego abre la Bandeja de entrada.
30 días gratis, sin tarjeta. Empieza en el navegador o instala la app.
Relay funciona en iPhone, iPad, Mac, Android y Windows, y en cualquier navegador. Para compararla con otras apps, consulta Comparar apps GTD.
Ver también
Fuentes, consultadas el 8 de octubre de 2026: requisitos del sistema de Microsoft To Do, Microsoft To Do en Microsoft Store, bienvenida a Microsoft To Do, planificar y conectar con Microsoft To Do, añadir pasos, importancia, notas, etiquetas y categorías a tus tareas, añadir fechas de vencimiento y recordatorios en Microsoft To Do, crear y compartir listas, usar Microsoft To Do con los correos de Outlook marcados, gestionar tareas con To Do en Outlook. Microsoft To Do y Outlook son marcas del grupo de empresas Microsoft, que no está afiliado a Relay.