Wiederkehrende Aufgaben in GTD
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Eine wiederkehrende Aufgabe ist etwas, das du in einem bestimmten Rhythmus immer wieder tust: die Miete zahlen, die Pflanzen gießen, der Wochenrückblick. Jedes Mal, wenn die Aufgabe fällig wird, ist sie ein ganz normaler nächster Schritt.
Die schwierigen Fragen betreffen die Zeit zwischen zwei Terminen. Wo wartet eine wiederkehrende Aufgabe bis zu ihrem nächsten Termin? Was sollte passieren, wenn du die Aufgabe zu spät erledigst oder gar nicht erledigst? Diese Seite beantwortet jede Frage an einem Beispiel mit konkreten Terminen.
Wohin eine wiederkehrende Aufgabe gehört
In Getting Things Done gilt eine Regel für jedes Datum: Eine Aufgabe bekommt nur dann ein Datum, wenn das Datum etwas bedeutet. Wiederkehrende Aufgaben folgen derselben Regel. Der richtige Platz für eine Aufgabe hängt also davon ab, was ihr Datum bedeutet.
| Was das Datum bedeutet | Wohin die Aufgabe gehört |
|---|---|
| Die Aufgabe muss an genau diesem Tag passieren | In den Kalender. Der Mülltag, ein regelmäßiges Meeting, ein monatlicher Zahlungslauf. |
| Die Aufgabe wird an diesem Tag relevant | Auf ein geplantes Datum, damit die Aufgabe bis dahin aus dem Blick bleibt. Den Rauchmelder testen, eine Versicherung vor der Verlängerung prüfen. |
| Die Aufgabe hat einen Rhythmus, aber keinen festen Tag | In „Nächste Schritte“, mit einer Wiederholung ab Erledigung. Den Rasen mähen, einen Wasserfilter wechseln. |
| Die Aufgabe hat mehrere Schritte, die du zusammen erledigst | In eine Checkliste, dazu eine wiederkehrende Aufgabe, die auf die Checkliste verweist. Der Wochenrückblick, der Monatsabschluss. |
Eine tägliche Gewohnheit wie Wasser trinken, die du ohne Nachdenken abhakst, braucht gar keine Aufgabe. Eine Liste voller Gewohnheiten bringt dir bei, die Liste zu ignorieren.
Zwei Arten, den nächsten Termin zu berechnen
- Ab dem geplanten Datum
- Der Plan bleibt fest: jeden Montag oder jeden Monatsersten. Nimm einen festen Plan für Aufgaben, die an den Kalender gebunden sind, etwa die Miete, den Mülltag oder einen Wochenbericht.
- Ab Erledigung
- Der nächste Termin wird ab dem Tag gezählt, an dem du die Aufgabe erledigst. Wiederhole eine Aufgabe ab Erledigung, wenn der Abstand wichtiger ist als das Datum. Ein Beispiel: Du mähst den Rasen alle 2 Wochen ab Erledigung, zuletzt am Donnerstag, dem 5. November. Der nächste Termin ist Donnerstag, der 19. November. Bei einem festen Plan mit jedem zweiten Montag blieben nach demselben verspäteten Mähen nur vier Tage bis zum nächsten Termin.
Was passieren sollte, wenn du eine Aufgabe zu spät erledigst
Bei einem festen Plan führt eine verspätete Aufgabe zu einer Frage: Was passiert mit den verpassten Terminen? Es gibt zwei gute Antworten, und jede passt zu einer anderen Art von Aufgabe.
- Zum nächsten Termin nach heute springen
- Die verpassten Termine entfallen. Ein Beispiel: Du gießt die Pflanzen jeden Montag, und die Aufgabe ist am Montag, dem 2. November, fällig. Du erledigst die Aufgabe am Donnerstag, dem 12. November. Der nächste Termin ist Montag, der 16. November. Der verpasste Montag, der 9. November, kommt nicht zurück. Bei den meisten wiederkehrenden Aufgaben ist der Sprung zum nächsten Termin richtig, denn die Pflanzen zweimal am selben Tag zu gießen, hilft niemandem.
- Jeden verpassten Termin offen lassen
- Jeder verpasste Termin bleibt offen. Ein Beispiel: Die Miete ist an jedem Monatsersten fällig, und du zahlst die Novembermiete am 10. Dezember. Der nächste Termin ist der 1. Dezember. Die Dezembermiete ist also heute schon fällig. Lass verpasste Termine bei Zahlungen, Rechnungen und Berichten offen, bei denen jeder Termin zählt.
Viele Aufgaben-Apps wählen eine Antwort für alle Aufgaben. Eine Antwort für alle Aufgaben ist der Grund für dieselben Beschwerden in so vielen App-Foren: Ein verspätet erledigter Wochenbericht überspringt eine Woche, oder eine verspätet bezahlte Rechnung setzt den nächsten Termin in die Vergangenheit.
Was passieren sollte, wenn du eine Aufgabe gar nicht erledigst
Eine wiederkehrende Aufgabe, die du nicht erledigt hast, sollte sichtbar bleiben, bis du entscheidest, was mit der Aufgabe passiert. Es gibt drei Entscheidungen, und im Wochenrückblick triffst du sie:
- Die Aufgabe tun. Erledige die Aufgabe, dann folgt der nächste Termin den Regeln oben.
- Diesen Termin überspringen. Verschiebe die Aufgabe auf ihren nächsten Termin, ohne sie zu erledigen. Überspringen ist eine Entscheidung, kein Versagen.
- Den Rhythmus ändern. Wenn du eine Aufgabe jedes Mal überspringst, stimmt der Rhythmus nicht. Wiederhole die Aufgabe seltener, oder verschiebe die Aufgabe in „Irgendwann/Vielleicht“.
Fehler bei wiederkehrenden Aufgaben
- Ein fester Tag, den die Aufgabe nicht braucht
- Eine wiederkehrende Aufgabe an einem festen Tag, der keine Rolle spielt, ist jede Woche eine künstliche Frist. Du fängst an, das Datum zu ignorieren, und danach auch die echten Termine. Wiederhole die Aufgabe stattdessen ab Erledigung.
- Jedes Mal ein neues Projekt
- Eine Routine mit mehreren Schritten, etwa der Monatsabschluss, braucht nicht jeden Monat ein neues Projekt. Eine wiederkehrende Aufgabe mit einer Checkliste der Schritte reicht.
- Wiederholungen, deren Grund weggefallen ist
- Eine wiederkehrende Aufgabe kann noch Jahre weiterlaufen, nachdem du sie nicht mehr brauchst. Prüfe im Wochenrückblick deine wiederkehrenden Aufgaben und lösche die, die keine Rolle mehr spielen.
So funktionieren wiederkehrende Aktionen in Relay
In Relay kann sich jede Aktion wiederholen: jeden Tag, jeden Dienstag, am ersten Montag im Monat oder alle 90 Tage. Fällt eine monatliche Aktion auf ein Wochenende, kann Relay die Aktion auf den Freitag davor oder den Montag danach verschieben. Wenn du eine Aktion erledigst, verschiebt Relay dieselbe Aktion auf ihren nächsten Termin, und deine Listen füllen sich nie mit Kopien.
- Wiederholen ab: Geplantem Datum
- Der Plan bleibt fest. Eine Aktion, die du zu spät erledigst, springt zum ersten Termin ihres Plans nach dem Tag, an dem du die Aktion erledigst.
- Verpasste Termine bleiben offen
- Ein Schalter für Aktionen, bei denen jeder Termin zählt. Wenn der Schalter an ist, springt eine Aktion, die du zu spät erledigst, zum nächsten verpassten Termin, einen Termin nach dem anderen.
- Wiederholen ab: Erledigung
- Der nächste Termin wird ab dem Tag gezählt, an dem du die Aktion erledigst, in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren.
- Überspringen
- Im ⋮-Menü der Aktion. Mit Überspringen verschiebst du die Aktion auf ihren nächsten Termin, ohne sie zu erledigen.
Unter „Wiederholen ab“ zeigt Relay die nächsten drei Termine der Aktion und was bei einer verspäteten Erledigung passiert, damit du eine Wiederholung vor dem Speichern prüfen kannst. Hat eine wiederkehrende Aktion eine Checkliste, beginnt die Checkliste bei jeder Wiederholung ohne Haken.
Probier Wiederholungen, die eine verspätete Woche verkraften
Erstelle deine wiederkehrenden Aktionen in Relay und sieh dir vor dem Speichern jeder Aktion die nächsten drei Termine an.
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