Les tâches récurrentes dans GTD
Dernière mise à jour :
Une tâche récurrente est une chose que vous faites et refaites à un rythme régulier : payer le loyer, arroser les plantes, faire la revue hebdomadaire. À chaque échéance, la tâche est une prochaine action ordinaire.
Les questions difficiles portent sur la période entre deux dates. Où une tâche récurrente attend-elle jusqu'à sa prochaine date ? Que doit-il se passer quand vous terminez la tâche en retard, ou quand vous ne faites pas la tâche du tout ? Cette page répond à chaque question avec un exemple daté.
Où placer une tâche récurrente
Getting Things Done suit une seule règle pour les dates : une date n'a sa place sur une tâche que si la date a un sens. Les tâches récurrentes suivent la même règle. La bonne place dépend donc de ce que la date signifie.
| Ce que la date signifie | Où placer la tâche |
|---|---|
| La tâche doit se faire ce jour-là | Le calendrier. Le jour de sortie des poubelles, une réunion régulière, les paiements du mois. |
| La tâche devient pertinente ce jour-là | Une date prévue, pour que la tâche reste hors de vue jusqu'à cette date. Tester le détecteur de fumée, relire un contrat d'assurance avant son renouvellement. |
| La tâche a un rythme mais pas de jour fixe | Prochaines actions, avec une répétition comptée à partir de la date d'achèvement. Tondre la pelouse, changer un filtre à eau. |
| La tâche compte plusieurs étapes à faire ensemble | Une liste de contrôle, avec une seule tâche récurrente qui renvoie à la liste de contrôle. La revue hebdomadaire, les comptes de fin de mois. |
Une habitude quotidienne que vous cochez sans réfléchir, comme boire de l'eau, n'a besoin d'aucune tâche. Une liste pleine d'habitudes vous apprend à ignorer la liste.
Deux façons de compter la prochaine date
- À partir de la date prévue
- Les dates restent fixes : chaque lundi, ou le 1er de chaque mois. Choisissez des dates fixes pour les tâches liées au calendrier, comme le loyer, la sortie des poubelles ou un rapport hebdomadaire.
- À partir de la date d'achèvement
- La prochaine date se compte à partir du jour où vous terminez la tâche. Comptez à partir de la date d'achèvement quand l'intervalle importe plus que la date. Par exemple, vous tondez la pelouse toutes les 2 semaines à partir de la date d'achèvement, et vous tondez le jeudi 5 novembre. La prochaine date est le jeudi 19 novembre. Avec des dates fixes, un lundi sur deux, la même tonte en retard ne laisserait que quatre jours avant la tonte suivante.
Ce qui doit se passer quand vous terminez une tâche en retard
Avec des dates fixes, une tâche en retard pose une question : que deviennent les dates manquées ? Il y a deux bonnes réponses, et chacune convient à un type de tâche différent.
- Passer à la prochaine date après aujourd'hui
- Les dates manquées disparaissent. Par exemple, vous arrosez les plantes chaque lundi, et la tâche est à faire le lundi 2 novembre. Vous terminez la tâche le jeudi 12 novembre. La prochaine date est le lundi 16 novembre, et le lundi manqué, le 9 novembre, ne revient pas. La plupart des tâches récurrentes fonctionnent ainsi, car arroser les plantes deux fois le même jour n'aide personne.
- Garder chaque date manquée à faire
- Chaque date manquée reste due. Par exemple, le loyer est à payer le 1er de chaque mois, et vous payez le loyer de novembre le 10 décembre. La prochaine date est le 1er décembre, donc le loyer de décembre reste à payer aujourd'hui. Choisissez cette réponse pour les paiements, les factures et les rapports, où chaque date compte.
Beaucoup d'applications de gestion de tâches appliquent une seule réponse à toutes les tâches. Ce choix explique pourquoi les mêmes plaintes reviennent sur tant de forums d'applications : un rapport hebdomadaire terminé en retard saute une semaine, ou une facture payée en retard met la prochaine date dans le passé.
Ce qui doit se passer quand vous ne faites pas une tâche du tout
Une tâche récurrente que vous n'avez pas faite doit rester visible jusqu'à ce que vous décidiez quoi faire de la tâche. Il y a trois décisions possibles, et la revue hebdomadaire est le moment de les prendre :
- Faire la tâche. Terminez la tâche, et la prochaine date suit les règles ci-dessus.
- Sauter cette date. Déplacez la tâche à sa prochaine date sans terminer la tâche. Sauter une date est une décision, pas un échec.
- Changer le rythme. Si vous sautez une tâche à chaque fois, le rythme n'est pas le bon. Répétez la tâche moins souvent, ou placez la tâche dans Un jour/Peut-être.
Les erreurs avec les tâches récurrentes
- Un jour fixe dont la tâche n'a pas besoin
- Une tâche récurrente à jour fixe, quand le jour ne compte pas, crée une fausse échéance chaque semaine. Vous commencez à ignorer la date, puis les vraies dates aussi. Comptez plutôt à partir de la date d'achèvement.
- Un nouveau projet à chaque fois
- Une routine en plusieurs étapes, comme la comptabilité mensuelle, n'a pas besoin d'un nouveau projet chaque mois. Gardez une seule tâche récurrente et une liste de contrôle des étapes.
- Des répétitions qui survivent à leur raison d'être
- Une tâche récurrente peut continuer des années après que la tâche a cessé de vous servir. Pendant la revue hebdomadaire, regardez vos tâches récurrentes et supprimez celles qui ne servent plus.
Comment les actions se répètent dans Relay
Dans Relay, n'importe quelle action peut se répéter : tous les jours, tous les mardis, le premier lundi du mois, ou tous les 90 jours. Si une action mensuelle tombe un week-end, Relay peut avancer l'action au vendredi précédent ou la repousser au lundi suivant. Quand vous terminez une action, Relay déplace la même action à sa prochaine date, pour que vos listes ne se remplissent jamais de copies.
- Répéter à partir de : Date prévue
- Les dates restent fixes. Une action que vous terminez en retard passe à la prochaine date prévue après le jour où vous terminez l'action.
- Les dates manquées restent à faire
- Une option pour les actions où chaque date compte. Quand l'option est activée, une action que vous terminez en retard passe à la prochaine date manquée, une date à la fois.
- Répéter à partir de : Achèvement
- La prochaine date se compte à partir du jour où vous terminez l'action, pour les jours, les semaines, les mois et les années.
- Passer
- Dans le menu ⋮ de l'action. Avec Passer, l'action passe à sa prochaine date sans être terminée.
Sous Répéter à partir de, Relay affiche les trois prochaines dates de l'action et ce qui se passe si vous terminez l'action en retard, pour que vous puissiez vérifier une répétition avant d'enregistrer l'action. Quand une action répétée a une liste de contrôle, Relay décoche toute la liste de contrôle à chaque répétition.
Essayez des répétitions qui tiennent compte d'une semaine de retard
Créez vos actions répétées dans Relay et voyez les trois prochaines dates avant d'enregistrer chaque action.
30 jours gratuits, sans carte bancaire. Commencez dans votre navigateur ou installez l'application.