Le attività ricorrenti in GTD
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Un’attività ricorrente è una cosa che fai più volte, con un ritmo regolare: pagare l’affitto, annaffiare le piante, la revisione settimanale. Ogni volta che arriva la sua data, l’attività è una normale prossima azione.
Le domande difficili riguardano il tempo tra una data e l’altra. Dove aspetta un’attività ricorrente fino alla prossima data? Cosa deve succedere quando completi l’attività in ritardo, o non la fai affatto? Questa pagina risponde a ogni domanda con un esempio su date precise.
Dove mettere un’attività ricorrente
Getting Things Done ha una sola regola per le date: metti una data su un’attività solo quando la data significa qualcosa. Le attività ricorrenti seguono la stessa regola, quindi il posto giusto dipende da cosa significa la data.
| Cosa significa la data | Dove mettere l’attività |
|---|---|
| L’attività va fatta quel giorno | Il calendario. Il giorno della raccolta dei rifiuti, una riunione fissa, i pagamenti mensili. |
| L’attività diventa rilevante da quel giorno | Una data programmata, così l’attività resta nascosta fino a quel giorno. Controllare il rilevatore di fumo, rivedere una polizza assicurativa prima del rinnovo. |
| L’attività ha un ritmo ma nessun giorno fisso | Prossime azioni, con una ripetizione calcolata dalla data di completamento. Tagliare l’erba, cambiare il filtro dell’acqua. |
| L’attività ha più passi da fare insieme | Una checklist, con un’attività ricorrente che rimanda alla checklist. La revisione settimanale, i conti di fine mese. |
Un’abitudine quotidiana che spunti senza pensarci, come bere acqua, non ha bisogno di un’attività. Una lista piena di abitudini ti insegna a ignorare la lista.
Due modi per calcolare la prossima data
- Dalla data programmata
- Le date restano fisse: ogni lunedì, o il 1° di ogni mese. Usa date fisse per le attività legate al calendario, come l’affitto, la raccolta dei rifiuti o un report settimanale.
- Dalla data di completamento
- La prossima data si conta dal giorno in cui completi l’attività. Scegli la data di completamento per le attività in cui l’intervallo conta più della data. Per esempio, tagli l’erba ogni 2 settimane dalla data di completamento, e tagli l’erba giovedì 5 novembre. La prossima data è giovedì 19 novembre. Con date fisse, un lunedì sì e uno no, lo stesso taglio in ritardo lascerebbe solo quattro giorni prima del taglio successivo.
Cosa deve succedere quando completi un’attività in ritardo
Con date fisse, un’attività completata in ritardo pone una domanda: cosa succede alle date mancate? Le risposte buone sono due, e ognuna va bene per un tipo diverso di attività.
- Si passa alla prossima data dopo oggi
- Le date mancate spariscono. Per esempio, annaffi le piante ogni lunedì, e l’attività va fatta lunedì 2 novembre. Completi l’attività giovedì 12 novembre. La prossima data è lunedì 16 novembre, e il lunedì mancato, il 9 novembre, non torna. La maggior parte delle attività ricorrenti funziona così, perché annaffiare le piante due volte nello stesso giorno non serve a nessuno.
- Ogni data mancata resta da fare
- Nessuna data mancata va persa. Per esempio, l’affitto scade il 1° di ogni mese, e paghi l’affitto di novembre il 10 dicembre. La prossima data è il 1° dicembre, quindi anche l’affitto di dicembre è da pagare oggi. Usa questa risposta per pagamenti, fatture e report, dove ogni data conta.
Molte app scelgono una sola risposta per tutte le attività. Una sola risposta per tutto spiega perché le stesse lamentele compaiono nei forum di tante app: un report settimanale completato in ritardo salta una settimana, oppure, dopo una bolletta pagata in ritardo, la prossima data è già passata.
Cosa deve succedere quando non fai affatto un’attività
Un’attività ricorrente che non hai fatto deve restare visibile finché non decidi cosa farne. Le decisioni possibili sono tre, e la revisione settimanale è il momento per prenderle:
- Fai l’attività. Completa l’attività, e la prossima data segue le regole qui sopra.
- Salta questa data. Sposta l’attività alla sua prossima data senza completarla. Saltare una data è una decisione, non un fallimento.
- Cambia il ritmo. Se salti un’attività ogni volta, il ritmo è sbagliato. Ripeti l’attività meno spesso, o sposta l’attività in Un giorno/Forse.
Errori con le attività ricorrenti
- Un giorno fisso che all’attività non serve
- Un’attività ricorrente con un giorno fisso che non conta è una scadenza finta ogni settimana. Inizi a ignorare la data finta, e poi anche le date vere. Conta invece dalla data di completamento.
- Un nuovo progetto ogni volta
- Una routine con più passi, come i conti del mese, non ha bisogno di un nuovo progetto ogni mese. Tieni una sola attività ricorrente e una checklist dei passi.
- Ripetizioni che sopravvivono al loro scopo
- Un’attività ricorrente può durare anni dopo che ha smesso di servirti. Nella revisione settimanale, guarda le tue attività ricorrenti ed elimina quelle che non contano più.
Come funzionano le azioni ricorrenti in Relay
In Relay, qualsiasi azione può ripetersi: ogni giorno, ogni martedì, il primo lunedì del mese, o ogni 90 giorni. Se un’azione mensile cade nel weekend, Relay può spostare l’azione al giorno feriale precedente o successivo. Quando completi un’azione, Relay sposta la stessa azione alla sua prossima data, così le tue liste non si riempiono mai di copie.
- Ripeti a partire da: Data programmata
- Le date restano fisse. Un’azione che completi in ritardo passa alla prima data prevista dopo il giorno in cui la completi.
- Le date mancate restano da fare
- Un interruttore per le azioni in cui ogni data conta. Con l’interruttore attivo, un’azione che completi in ritardo passa alla prossima data mancata, una data alla volta.
- Ripeti a partire da: Completamento
- La prossima data si conta dal giorno in cui completi l’azione, in giorni, settimane, mesi o anni.
- Salta
- Nel menu ⋮ dell’azione. Salta sposta l’azione alla sua prossima data senza completarla.
Sotto Ripeti a partire da, Relay mostra le prossime tre date dell’azione e cosa succede se completi l’azione in ritardo, così puoi controllare una ripetizione prima di salvare l’azione. Quando un’azione ricorrente con una checklist si ripete, la checklist riparte senza spunte.
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