Las tareas recurrentes en GTD
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Una tarea recurrente es algo que haces una y otra vez con regularidad: pagar el alquiler, regar las plantas, la revisión semanal. Cada vez que llega su fecha, una tarea recurrente es una acción siguiente como cualquier otra.
Las preguntas difíciles tratan del tiempo entre una fecha y la siguiente. ¿Dónde espera una tarea recurrente hasta su próxima fecha? ¿Qué debe pasar si completas la tarea tarde o si no llegas a hacerla? Esta página responde a cada pregunta con un ejemplo y fechas concretas.
Dónde poner una tarea recurrente
Getting Things Done sigue una regla para las fechas: una tarea lleva fecha solo cuando la fecha significa algo. Las tareas recurrentes siguen la misma regla, así que el lugar adecuado depende de lo que significa la fecha.
| Qué significa la fecha | Dónde poner la tarea |
|---|---|
| La tarea tiene que hacerse ese día | El calendario. El día de sacar la basura, una reunión fija, los pagos de cada mes. |
| La tarea empieza a importar ese día | Una fecha programada, para que la tarea no se vea hasta ese día. Comprobar el detector de humo, revisar una póliza de seguro antes de que se renueve. |
| La tarea tiene un ritmo, pero no un día fijo | La lista Acciones siguientes, con una repetición que se cuenta desde la finalización. Cortar el césped, cambiar un filtro de agua. |
| La tarea tiene varios pasos que se hacen juntos | Una lista de comprobación, con una sola tarea recurrente que remite a la lista de comprobación. La revisión semanal, las cuentas de fin de mes. |
Un hábito diario que marcas sin pensar, como beber agua, no necesita ninguna tarea. Una lista llena de hábitos te enseña a ignorar la lista.
Dos formas de calcular la próxima fecha
- Desde la fecha programada
- Las fechas siguen un calendario fijo: todos los lunes o el día 1 de cada mes. Usa un calendario fijo para las tareas ligadas a fechas concretas, como el alquiler, el día de sacar la basura o un informe semanal.
- Desde la finalización
- La próxima fecha se cuenta desde el día en que completas la tarea. Cuenta desde la finalización en las tareas en las que el intervalo importa más que la fecha. Por ejemplo, cortas el césped cada 2 semanas desde la finalización, y lo cortas el jueves 5 de noviembre. La próxima fecha es el jueves 19 de noviembre. Con un calendario fijo de un lunes sí y otro no, el mismo corte con retraso dejaría solo cuatro días hasta el siguiente corte.
Qué debe pasar si completas una tarea tarde
Con un calendario fijo, una tarea completada tarde plantea una pregunta: ¿qué pasa con las fechas perdidas? Hay dos buenas respuestas, y cada una sirve para un tipo de tarea distinto.
- Pasar a la siguiente fecha después de hoy
- Las fechas perdidas desaparecen. Por ejemplo, riegas las plantas cada lunes, y la tarea está prevista para el lunes 2 de noviembre. Completas la tarea el jueves 12 de noviembre. La próxima fecha es el lunes 16 de noviembre, y el lunes perdido, el 9 de noviembre, no vuelve. La mayoría de las tareas recurrentes funcionan así, porque regar las plantas dos veces el mismo día no le sirve a nadie.
- Mantener pendientes las fechas perdidas
- Cada fecha perdida sigue pendiente. Por ejemplo, el alquiler se paga el día 1 de cada mes, y pagas el alquiler de noviembre el 10 de diciembre. La próxima fecha es el 1 de diciembre, así que el alquiler de diciembre sigue pendiente hoy. Mantén pendientes las fechas perdidas en pagos, facturas e informes, en los que cuenta cada fecha.
Muchas apps de tareas eligen una sola respuesta para todas las tareas. Elegir una sola respuesta explica las quejas que se repiten en tantos foros de apps: un informe semanal completado tarde pierde una semana, o una factura pagada tarde deja la próxima fecha en el pasado.
Qué debe pasar si no haces una tarea
Una tarea recurrente sin hacer debe seguir a la vista hasta que decidas qué hacer con la tarea. Hay tres decisiones posibles, y la revisión semanal es el momento de tomarlas:
- Hacer la tarea. Completa la tarea, y la próxima fecha sigue las reglas de arriba.
- Saltar esta fecha. Pasa la tarea a su próxima fecha sin completar la tarea. Saltar una fecha es una decisión, no un fracaso.
- Cambiar el ritmo. Si siempre te saltas la misma tarea, el ritmo no es el adecuado. Repite la tarea con menos frecuencia, o pasa la tarea a la lista Algún día / Tal vez.
Errores con las tareas recurrentes
- Un día fijo que la tarea no necesita
- Una tarea recurrente con un día fijo que no importa es una fecha límite falsa cada semana. Empiezas a ignorar la fecha falsa, y después también las fechas reales. Cuenta desde la finalización.
- Un proyecto nuevo cada vez
- Una rutina con varios pasos, como las cuentas del mes, no necesita un proyecto nuevo cada mes. Ten una sola tarea recurrente y una lista de comprobación con los pasos.
- Repeticiones que sobreviven a su motivo
- Una tarea recurrente puede seguir repitiéndose durante años cuando ya no necesitas la tarea. En la revisión semanal, mira tus tareas recurrentes y elimina las que ya no importan.
Cómo se repiten las acciones en Relay
En Relay, cualquier acción puede repetirse: cada día, cada martes, el primer lunes del mes o cada 90 días. Si una acción mensual cae en fin de semana, Relay puede mover la acción al día laborable anterior o al siguiente. Cuando completas una acción, Relay pasa la misma acción a su próxima fecha, así que tus listas nunca se llenan de copias.
- Repetir desde: Fecha programada
- El calendario no cambia. Una acción que completas tarde pasa a la primera fecha de su calendario después del día en que completas la acción.
- Las fechas perdidas siguen pendientes
- Una opción para las acciones en las que cuenta cada fecha. Con la opción activada, una acción que completas tarde pasa a la siguiente fecha perdida, una fecha cada vez.
- Repetir desde: Finalización
- La próxima fecha se cuenta desde el día en que completas la acción, en días, semanas, meses y años.
- Saltar
- En el menú ⋮ de la acción. Saltar pasa la acción a su próxima fecha sin completar la acción.
Bajo Repetir desde, Relay muestra las tres próximas fechas de la acción y qué pasa si completas la acción tarde, para que puedas comprobar una repetición antes de guardar la acción. En una acción recurrente con lista de comprobación, la lista empieza sin marcar cada vez que la acción se repite.
Prueba repeticiones preparadas para una semana de retraso
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