Zadania cykliczne w GTD
Ostatnia aktualizacja:
Zadanie cykliczne to coś, co robisz raz po raz, w określonym rytmie: płacenie czynszu, podlewanie kwiatów, przegląd tygodniowy. Za każdym razem, gdy przychodzi pora na zadanie cykliczne, to zadanie jest zwykłym najbliższym działaniem.
Trudne pytania dotyczą czasu między jednym razem a następnym. Gdzie zadanie cykliczne czeka do następnej daty? Co powinno się stać, gdy ukończysz zadanie po terminie albo w ogóle go nie zrobisz? Ta strona odpowiada na każde pytanie przykładem z konkretnymi datami.
Gdzie zapisać zadanie cykliczne
Getting Things Done ma jedną zasadę dotyczącą dat: zadanie ma datę tylko wtedy, gdy data coś znaczy. Zadania cykliczne podlegają tej samej zasadzie, więc właściwe miejsce zależy od tego, co oznacza data.
| Co oznacza data | Gdzie zapisać zadanie |
|---|---|
| Zadanie trzeba zrobić właśnie tego dnia | W kalendarzu. Dzień wywozu śmieci, stałe spotkanie, comiesięczne opłacanie rachunków. |
| Zadanie staje się aktualne tego dnia | Z datą rozpoczęcia, żeby zadanie nie było widoczne przed tą datą. Sprawdzenie czujnika dymu, przegląd polisy ubezpieczeniowej przed jej odnowieniem. |
| Zadanie ma rytm, ale nie ma stałego dnia | Na liście Najbliższe działania, z powtarzaniem od daty ukończenia. Koszenie trawnika, wymiana filtra do wody. |
| Zadanie ma kilka kroków robionych razem | Na liście kontrolnej, a do tego jedno zadanie cykliczne, które odsyła do listy kontrolnej. Przegląd tygodniowy, rozliczenia na koniec miesiąca. |
Codzienny nawyk, który zaznaczasz bez zastanowienia, na przykład picie wody, w ogóle nie potrzebuje zadania. Lista pełna nawyków przyzwyczaja cię do ignorowania tej listy.
Dwa sposoby liczenia następnej daty
- Od daty rozpoczęcia
- Harmonogram się nie zmienia: co poniedziałek albo 1. dnia każdego miesiąca. Stały harmonogram stosuj do zadań związanych z kalendarzem, takich jak czynsz, wywóz śmieci albo cotygodniowy raport.
- Od daty ukończenia
- Następną datę liczysz od dnia, w którym ukończysz zadanie. Liczenie od ukończenia pasuje do zadań, w których odstęp jest ważniejszy niż data. Na przykład kosisz trawnik co 2 tygodnie, licząc od ukończenia, i tym razem kosisz w czwartek 5 listopada. Następna data to czwartek 19 listopada. Przy stałym harmonogramie co drugi poniedziałek to samo spóźnione koszenie zostawiłoby tylko cztery dni do następnego koszenia.
Co powinno się stać, gdy ukończysz zadanie po terminie
Przy stałym harmonogramie zadanie ukończone po terminie rodzi pytanie: co z przegapionymi datami? Są dwie dobre odpowiedzi i każda pasuje do innego rodzaju zadań.
- Zadanie przechodzi na następną datę po dzisiejszym dniu
- Przegapione daty przepadają. Na przykład podlewasz kwiaty co poniedziałek, a termin zadania to poniedziałek 2 listopada. Zadanie ukończysz dopiero w czwartek 12 listopada. Następna data to poniedziałek 16 listopada, a przegapiony poniedziałek 9 listopada nie wraca. Przegapione daty powinny przepadać w większości zadań cyklicznych, bo podlewanie kwiatów dwa razy jednego dnia nikomu nie pomaga.
- Każda przegapiona data zostaje do zrobienia
- Przegapione daty nadal są zaległe. Na przykład czynsz trzeba zapłacić 1. dnia każdego miesiąca, a czynsz za listopad zapłacisz dopiero 10 grudnia. Następna data to 1 grudnia, więc czynsz za grudzień trzeba zapłacić już dziś. Przy płatnościach, fakturach i raportach liczy się każda data, więc przegapione daty powinny zostać do zrobienia.
Wiele aplikacji do zadań stosuje jedną odpowiedź do wszystkich zadań. Dlatego na forach tylu aplikacji powtarzają się te same skargi: cotygodniowy raport ukończony po terminie przeskakuje tydzień albo rachunek zapłacony po terminie dostaje następną datę w przeszłości.
Co powinno się stać, gdy w ogóle nie zrobisz zadania
Zadanie cykliczne, które nie zostało zrobione, powinno pozostać widoczne, dopóki nie zdecydujesz, co z tym zadaniem zrobić. Masz trzy możliwe decyzje i podejmujesz je podczas przeglądu tygodniowego:
- Zrób zadanie. Ukończ zadanie, a następna data wynika z zasad opisanych wyżej.
- Pomiń tę datę. Przesuń zadanie na następną datę bez ukończenia zadania. Pominięcie daty to decyzja, a nie porażka.
- Zmień rytm. Jeśli pomijasz zadanie za każdym razem, rytm jest źle dobrany. Powtarzaj zadanie rzadziej albo przenieś zadanie na listę Kiedyś/może.
Błędy przy zadaniach cyklicznych
- Stały dzień, którego zadanie nie potrzebuje
- Zadanie cykliczne ze stałym dniem, który nie ma znaczenia, to co tydzień fałszywy termin. Zaczynasz ignorować fałszywą datę, a potem także prawdziwe daty. Licz powtarzanie od daty ukończenia.
- Nowy projekt za każdym razem
- Powtarzalna czynność z kilkoma krokami, na przykład comiesięczne rozliczenia, nie potrzebuje co miesiąc nowego projektu. Prowadź jedno zadanie cykliczne i listę kontrolną z krokami.
- Powtarzanie, które straciło sens
- Zadanie cykliczne może trwać latami, choć dawno przestało być potrzebne. Podczas przeglądu tygodniowego przejrzyj swoje zadania cykliczne i usuń te, które nie mają już znaczenia.
Jak w Relay działa powtarzanie działań
W Relay każde działanie może się powtarzać: codziennie, co wtorek, w pierwszy poniedziałek miesiąca albo co 90 dni. Jeśli comiesięczne działanie wypada w weekend, Relay może przesunąć działanie na poprzedni albo następny dzień roboczy. Gdy ukończysz działanie, Relay przesunie to samo działanie na następną datę, więc twoje listy nigdy nie zapełniają się kopiami.
- Powtarzaj od: Daty rozpoczęcia
- Harmonogram się nie zmienia. Działanie ukończone po terminie przechodzi na pierwszą datę z harmonogramu po dniu ukończenia.
- Pominięte daty zostają do zrobienia
- Przełącznik dla działań, w których liczy się każda data. Gdy przełącznik jest włączony, działanie ukończone po terminie przechodzi na następną pominiętą datę, data po dacie.
- Powtarzaj od: Ukończenia
- Następną datę Relay liczy od dnia, w którym ukończysz działanie. Odstęp może wynosić dni, tygodnie, miesiące albo lata.
- Pomiń
- W menu ⋮ działania. Pomiń przesuwa działanie na następną datę, ale nie oznacza działania jako ukończonego.
Relay pokazuje trzy następne daty działania pod opcją Powtarzaj od, a także to, co się stanie, jeśli ukończysz działanie po terminie. Możesz więc sprawdzić powtarzanie, zanim zapiszesz działanie. Przy każdym powtórzeniu działania z listą kontrolną wszystkie pozycje listy kontrolnej są znowu niezaznaczone.
Wypróbuj powtarzanie, które radzi sobie z opóźnieniami
Ustaw powtarzające się działania w Relay i przed zapisaniem każdego działania zobacz jego trzy następne daty.
30 dni za darmo, bez podawania karty. Zacznij w przeglądarce albo zainstaluj aplikację.