Tarefas recorrentes no GTD
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Uma tarefa recorrente é algo que você repete em um ritmo regular: pagar o aluguel, regar as plantas, a revisão semanal. Sempre que chega a data da tarefa, a tarefa é uma próxima ação comum.
As perguntas difíceis são sobre o tempo entre uma data e a seguinte. Onde uma tarefa recorrente fica até a próxima data? O que deve acontecer quando você conclui a tarefa com atraso, ou nem faz a tarefa? Esta página responde a cada pergunta com um exemplo que usa datas reais.
Onde colocar uma tarefa recorrente
O Getting Things Done tem uma regra para datas: uma tarefa só recebe uma data quando a data significa algo. As tarefas recorrentes seguem a mesma regra, então o lugar certo depende do que a data significa.
| O que a data significa | Onde colocar a tarefa |
|---|---|
| A tarefa precisa ser feita na data | O calendário. O dia da coleta seletiva, uma reunião fixa, o dia de fazer os pagamentos do mês. |
| A tarefa passa a importar na data | Uma data agendada, para que a tarefa fique fora de vista até o dia agendado. Testar o detector de fumaça, revisar uma apólice de seguro antes da renovação. |
| A tarefa tem um ritmo, mas nenhum dia fixo | Próximas ações, com uma repetição contada a partir da conclusão. Cortar a grama, trocar o filtro de água. |
| A tarefa tem várias etapas, feitas juntas | Um checklist, com uma tarefa recorrente que aponta para o checklist. A revisão semanal, o fechamento das contas do mês. |
Um hábito diário que você cumpre sem pensar, como beber água, não precisa de tarefa nenhuma. Uma lista cheia de hábitos ensina você a ignorar a lista.
Duas formas de contar a próxima data
- A partir da data agendada
- As datas são fixas: toda segunda-feira, ou todo dia 1º do mês. Use datas fixas para tarefas ligadas ao calendário, como o aluguel, o dia da coleta seletiva ou um relatório semanal.
- A partir da conclusão
- A próxima data conta a partir do dia em que você conclui a tarefa. Conte a partir da conclusão para tarefas em que o intervalo importa mais do que a data. Por exemplo, você corta a grama a cada 2 semanas, contando a partir da conclusão, e corta a grama na quinta-feira, 5 de novembro. A próxima data é quinta-feira, 19 de novembro. Com datas fixas a cada duas segundas-feiras, o mesmo corte feito com atraso deixaria só quatro dias até o corte seguinte.
O que deve acontecer quando você conclui uma tarefa com atraso
Com datas fixas, uma tarefa atrasada levanta uma pergunta: o que fazer com as datas perdidas? Existem duas boas respostas, e cada resposta serve para um tipo diferente de tarefa.
- Passar para a próxima data depois de hoje
- As datas perdidas deixam de contar. Por exemplo, você rega as plantas toda segunda-feira, e a tarefa está marcada para segunda-feira, 2 de novembro. Você conclui a tarefa na quinta-feira, 12 de novembro. A próxima data é segunda-feira, 16 de novembro, e a segunda-feira perdida, 9 de novembro, não volta. A maioria das tarefas recorrentes deve passar para a próxima data depois de hoje, porque regar as plantas duas vezes no mesmo dia não ajuda ninguém.
- Manter pendentes as datas perdidas
- Cada data perdida continua em aberto. Por exemplo, o aluguel vence todo dia 1º, e você paga o aluguel de novembro em 10 de dezembro. A próxima data é 1º de dezembro, então hoje o aluguel de dezembro ainda está pendente. Mantenha as datas perdidas pendentes para pagamentos, faturas e relatórios, em que cada data conta.
Muitos apps de tarefas escolhem uma única resposta para todas as tarefas. Por isso, as mesmas reclamações aparecem em tantos fóruns de apps: um relatório semanal concluído com atraso pula uma semana, ou uma conta paga com atraso fica com a próxima data no passado.
O que deve acontecer quando você não faz uma tarefa
Uma tarefa recorrente que você não fez deve continuar visível até você decidir o que fazer com a tarefa. Existem três decisões possíveis, e o momento de decidir é a revisão semanal:
- Fazer a tarefa. Conclua a tarefa, e a próxima data segue as regras acima.
- Pular esta data. Mova a tarefa para a próxima data sem concluir a tarefa. Pular é uma decisão, não um fracasso.
- Mudar o ritmo. Se você pula uma tarefa toda vez, o ritmo está errado. Repita a tarefa com menos frequência, ou mova a tarefa para a lista Algum dia/Talvez.
Erros com tarefas recorrentes
- Um dia fixo que a tarefa não precisa ter
- Uma tarefa recorrente com um dia fixo que não importa vira um prazo falso toda semana. Você começa a ignorar a data, e depois as datas reais também. Prefira contar a partir da conclusão.
- Um projeto novo a cada vez
- Uma rotina com várias etapas, como as contas do mês, não precisa de um projeto novo todo mês. Mantenha uma tarefa recorrente e um checklist das etapas.
- Repetições que perderam a razão de ser
- Uma tarefa recorrente pode durar anos depois que você deixou de precisar da tarefa. Na revisão semanal, olhe suas tarefas recorrentes e exclua as que não importam mais.
Como funcionam as ações com repetição no Relay
No Relay, qualquer ação pode se repetir: todo dia, toda terça-feira, toda primeira segunda-feira do mês ou a cada 90 dias. Se uma ação mensal cair no fim de semana, o Relay pode mover a ação para o dia útil anterior ou seguinte. Quando você conclui uma ação, o Relay move a mesma ação para a próxima data, e por isso suas listas nunca se enchem de cópias.
- Repetir a partir de: Data agendada
- As datas são fixas. Uma ação concluída com atraso passa para a primeira data fixa depois do dia da conclusão.
- As datas perdidas continuam pendentes
- Uma opção para ações em que cada data conta. Com a opção ativada, uma ação concluída com atraso passa para a próxima data perdida, uma data de cada vez.
- Repetir a partir de: Conclusão
- A próxima data conta a partir do dia em que você conclui a ação, para repetições em dias, semanas, meses e anos.
- Pular
- No menu ⋮ da ação. Pular move a ação para a próxima data sem concluir a ação.
Abaixo de Repetir a partir de, o Relay mostra as próximas três datas da ação e o que acontece se você concluir a ação com atraso, para você conferir a repetição antes de salvar a ação. Quando uma ação com checklist se repete, o Relay desmarca o checklist inteiro.
Experimente repetições que lidam com uma semana de atraso
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