ステップごとに見るGTDの週次レビュー
週次レビューは、Getting Things Doneのシステムを実態どおりに保つための1時間です。数週間飛ばすと、リストが実際の生活と合わなくなります。するとリストを信頼しなくなり、やがて見なくなります。
GTDをやめてしまう人の多くは、書き留めることや次にとるべき行動をやめたわけではありません。やめたのはレビューで、たいていは本人も気づいていません。以下に、うまくいく順番でレビューの手順と各ステップの目的をまとめました。急いで済ませてよいステップと、そうでないステップを見分けられます。
3つのパート：クリアにする、最新の状態にする、発想を広げる
レビューには3つの役割があり、この順番には理由があります。まず、頭の中にあるものをすべてシステムに移し、残りのレビューを全体像に基づいて進められるようにします。次に、すべてのリストを最新の状態にします。そのあとで、気がかりなことが何もない状態で先を見て、何をしたいかを考えます。
- 頭の中を空にする まだシステムに入っていない気になることを、すべて書き出します。ここではトリガーリストが役立ちます。項目（請求書、家族、健康、車、返事を待たせている相手）を並べた一覧で、自分だけでは思いつかないことを思い出させてくれます。
- インボックスを空にする 各項目が何かを決めます。次にとるべき行動、プロジェクト、連絡待ちのもの、あとでやるもの、資料、または不要なものです。空にするとは、すべて片づけることではなく、すべて判断し終えることです。
- 次にとるべき行動を見直す 済んだものは完了にします。もう重要でないものは削除します。あいまいで読み飛ばしてしまいそうなものは、書き直します。
- 先週を振り返る 先週のカレンダーを見返します。会議のあとには対応すべきことが残るものですが、それをここで拾います。
- 今後の予定を見る この先2〜3週間のカレンダーを見ます。準備が必要なものには、前日の夜ではなく今のうちに次にとるべき行動を決めます。
- 連絡待ちを確認する 遅れているものは催促します。届いたものは完了にします。
- すべてのプロジェクトを確認する 進行中のプロジェクトには、それぞれ少なくとも1つの次にとるべき行動が必要です。それがないプロジェクトは、どれほど重要に感じても進んでいません。望ましい結果が今も求めているものかどうかも確認します。
- 上位のホライズンを見る 責任分野と目標です。手つかずになっている分野はありませんか？ 大切にしていることのどれにもつながらないプロジェクトはありませんか？ ホライズンについてはこちらで詳しく説明しています。
- 資料にざっと目を通す 資料とチェックリストを見返します。まだ書き留めていなかった行動が見つかることがよくあります。
- いつかやる/たぶんやるを読む 取りかかる時期が来たものは動かし始め、もうやりたくなくなったものは削除します。誰にも読まれない「いつか」のリストは、墓場と変わりません。
- 発想を広げる すべてが最新の状態になると、アイデアが浮かびやすくなります。新しいプロジェクトや計画が浮かんだら書き留めます。
- 最終確認 レビュー中に新たに出てきたものはインボックスに入れ、頭の中に何も抱えていない状態で終えます。
かかる時間
1時間を見込んでください。初回は、レビューをしていなかった間にずれてしまったものをすべて取り戻すため、もっと時間がかかります。その後の所要時間は、主にプロジェクトの数で決まります。考える作業の中心はステップ7と8だからです。
20分しかないときは、ステップ1、2、7だけを行います。頭の中とインボックスを空にすれば入ってくるものを守れ、プロジェクトのステップで今進んでいるものを守れます。残りは1週間待てます。ただし、全部を待たせることはできません。
続けるために
- 決まった時間枠を確保する
- まだ少しエネルギーが残っている時間に、繰り返しの予定としてカレンダーに入れます。週を締めくくれる金曜日の午後が合う人は多く、次の週の始まりになる日曜日の夜が合う人もいます。
- 毎回同じステップを同じ順番で行う
- 毎週やり方から考えなければならないレビューは、つい先延ばしにしてしまいます。チェックリストに沿うだけなら、疲れていてもできます。
- 中断はかまいません。飛ばすのはいけません。
- 金曜日に半分、月曜日に残りの半分を行っても、システムは実態どおりに保たれます。3週続けて飛ばすと、システムは機能しなくなります。
- 日次レビューも続ける
- 毎朝5分、今日のカレンダーとやるつもりのことを確認しておくと、ずれが小さくなるので、週次レビューが短く済みます。
Relayでの週次レビュー
Relayは、この12のステップをガイド付きのレビューとして、この順番どおり1画面ずつ進めます。頭の中を空にするためのトリガーリストは組み込まれていて、編集もできます。次にとるべき行動がないプロジェクトは目につく場所に「停滞中」としてまとめられ、責任分野や目標につながっていないプロジェクトにはその旨の注記が付きます。
途中で中断して、止めたところから再開できます。Relayは各レビューにかかった時間を記録します。カレンダーを連携すれば、選んだ曜日と時刻に、1時間の週次レビューの予定枠を繰り返しの予定として追加できます。
次のレビューはRelayで
Relayは上のすべてのステップを順番に案内するので、チェックリストを横に開いておく必要はありません。NirvanaやTodoistからシステムを移すことも、空のインボックスから始めることもできます。
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