GTDのコンテキスト
コンテキストとは、行動に取りかかる前に必要になるもの、つまり道具や場所のことです。コンテキストがあるのは、20分の時間とノートパソコンを前に座ったときに、20分とノートパソコンでできることだけが見えるようにするためです。
役割はそれだけです。コンテキストのリストは、次にとるべき行動を絞り込むフィルターであって、行動を分類するカテゴリーではありません。以下の内容はすべて、この考え方から来ています。
優先度ではなくコンテキストを使う理由
優先度は、何がいちばん大事かを教えてくれます。今すぐ何ができるかは教えてくれません。リストでいちばん大事なタスクも、郵便局の列に並んでいるときには役に立ちませんし、2番目に大事なタスクには、休暇中の誰かが必要かもしれません。
Getting Things Doneでは順番が逆になります。まず、ここでできることに絞り込みます。次に、その短いリストから、使える時間、エネルギー、何が大事かという自分の判断をもとに選びます。優先度にも意味はあります。考えるのが最後になるだけです。
最初に用意するコンテキスト
昔からあるコンテキストは場所と道具で、オフィス、自宅、電話、パソコン、外出先などでした。1日が本当に複数の場所に分かれているなら、今でも役に立ちます。仕事のほとんどを1台のノートパソコンや1台のスマートフォンで行うなら、場所によるコンテキストはあまり意味をなさなくなり、道具や作業の種類によるコンテキストのほうがうまくいきます。
| コンテキスト | 入れるもの |
|---|---|
| 電話 | 電話で済ませることすべて。10分あれば、まとめて片づけやすいものです。 |
| パソコン | きちんとしたキーボードと画面が必要な作業。 |
| 外出先 | 出かけている間にすること。家を出る前に確認します。 |
| 自宅 | 家にいないとできないこと。棚、給湯器、引き出しの中の書類などです。 |
| オフィス | 本当にそこでしかできないことがある場合だけ。 |
| どこでも | 読む、考える、スマートフォンから短く返信する、など。 |
4〜6個から始めます。そのリストだけを開いて、そこから行動するなら、そのコンテキストには置いておく意味があります。あるコンテキストを単独で見ることがないなら、ほかのコンテキストにまとめてください。
人ごとの専用リスト
特定の人に伝えることは、コンテキストには入れません。その人のアジェンダに入れます。アジェンダは、次にその人と話すときに開く、随時書き足していくリストです。たとえば、上司、パートナー、会計士です。アジェンダがあれば、会議を終えてから聞くつもりだったことを思い出す、ということがなくなります。
ほかの人に頼んで待っていることは、また別です。依頼した日付と一緒に連絡待ちに入れておけば、いつ催促すればよいかがわかります。
コンテキストを役に立たなくする間違い
- 多すぎるコンテキスト
- コンテキストが15個あれば、確認するリストも15個になり、15個のリストを確認する人はいません。フィルターが絞り込みの役目を果たさなくなります。
- プロジェクトや責任分野の代わりに使うこと
- 「マーケティング」や「庭」はコンテキストではありません。手元に何が必要かを、何も教えてくれないからです。こうしたものは、プロジェクトや責任分野に入れます。
- エネルギーや時間に使うこと
- 「低エネルギー」や「すぐできる」は実際に役立つフィルターですが、すべてのコンテキストにまたがります。アプリが対応しているなら、行動ごとに別の属性として持たせてください。そうすれば、すぐ済む電話や、エネルギーをあまり使わないパソコン作業を探せます。
- 一度も見直さないこと
- コンテキストは生活に合わせて変えるものです。転職、引っ越し、子どもの誕生など、どれも働く場所や働き方を変えます。ときどき週次レビューで見直してください。
Relayのコンテキスト
Relayでは、コンテキストとはその行動に必要な道具や場所のことで、タスクはコンテキストによって次にとるべき行動に振り分けられます。次にとるべき行動にコンテキストでフィルターをかけると、今いる場所でできることだけが表示されます。エネルギーと時間はどの行動にも別々に設定できるので、リストをコンテキスト、エネルギー、所要時間、プロジェクトでグループ化でき、実行画面ではコンテキスト、エネルギー、時間で同時にフィルターをかけられます。
人には専用のリストがあります。アジェンダには相手に伝えることを、連絡待ちには相手に頼んで待っていることを入れるので、どちらもコンテキストのリストを散らかしません。
本当に絞り込めるコンテキストをお試しください
Relayでコンテキストを設定すると、次にとるべき行動が今すぐできることだけに絞られ、その上にその日のカレンダーが表示されます。
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