GTD con Google Tasks
Google Tasks ya está en Gmail y en Google Calendar, y eso lo convierte en el sitio más fácil para apuntar una tarea. Es un sitio más difícil para llevar Getting Things Done, porque el método necesita algo más que listas y fechas.
No tienes que elegir. Relay se conecta a Google Tasks, así que puedes seguir capturando donde ya lo haces y llevar el propio sistema en una app hecha para ello.
Lo que GTD necesita y Google Tasks te deja a ti
| Lo que GTD necesita | En Google Tasks |
|---|---|
| Contextos | Ni contextos ni etiquetas. Hay quien hace una lista por contexto, y así los proyectos quedan repartidos entre varias listas. |
| Proyectos con un resultado | Una lista o una tarea con subtareas puede hacer las veces, pero no hay resultado, y nada te avisa de que un proyecto no tiene próxima acción. |
| A la espera | Una lista que llevas a mano, sin registro de a quién esperas ni desde cuándo. |
| Algún día/Quizás | Otra lista más, junto a las activas. |
| Revisión semanal | Cosa tuya, con una lista de comprobación guardada en otro sitio. |
| Energía | No se registra, así que no puedes pedir algo fácil al final de un día largo. |
Nada de eso es un defecto de Google Tasks. Está hecho para ser sencillo, y lo es. El problema empieza cuando intentas que unas listas sencillas carguen con todo un método, y los apaños empiezan a costar más tiempo del que ahorran.
Quédate con Google Tasks para capturar
Conecta Google Tasks en Relay y elige qué listas quieres traer. A partir de ahí:
- Las tareas de esas listas llegan a tu Bandeja de entrada de Relay, para aclararlas como cualquier otra cosa que captures. Nada se organiza por ti.
- Una fecha que venga de Google se te ofrece como fecha programada de la tarea mientras la procesas. Solo se usa si la conservas.
- Completa una de esas tareas en Relay, o cambia su título, sus notas o su fecha programada, y el cambio se escribe en Google Tasks. Complétala o edítala en Google y Relay hace lo mismo. Una fecha límite que añadas en Relay se queda en Relay.
- Relay consulta Google Tasks cada 15 minutos, y siempre que abres la Bandeja de entrada, así que los cambios llegan sin que tengas que pulsar nada.
- Relay nunca crea tareas nuevas en Google, y nunca elimina nada en Google. Si eliminas una tarea en Google, su copia en Relay pasa a la Papelera, donde puedes restaurarla durante 30 días.
Así, la tarea que añadiste desde Gmail en el portátil aparece en tu Bandeja de entrada, recibe un contexto y un proyecto en Relay, y cuando la marcas como hecha, también queda marcada en Gmail.
Lo que añade Relay
- Contextos que filtran la lista Próximas acciones según lo que puedes hacer donde estás. Cómo funcionan los contextos.
- Proyectos con un resultado, y un grupo Estancados para cualquier proyecto sin próxima acción.
- La lista A la espera con la persona y la fecha, Algún día/Quizás, una lista Agenda por persona, y Referencia.
- Una revisión semanal guiada que sigue los pasos en orden, y una revisión diaria de cinco minutos.
- Google Calendar junto a tus acciones, para que la pantalla Actuar muestre los compromisos de hoy encima de lo que podrías hacer a continuación.
Conviene saber antes de empezar
- Las tareas nuevas que creas en Relay se quedan en Relay
- Google Tasks es una vía de entrada, no un espejo. Si quieres que una tarea aparezca en Gmail, añádela en Google Tasks y deja que llegue a Relay.
- El acceso a Google se pide por separado
- Relay pide acceso a Google Tasks y a Google Calendar en dos solicitudes distintas. Funciona por completo sin ninguno de los dos conectado, y puedes desconectar cualquiera de ellos cuando quieras en Ajustes.
Conecta Google Tasks a Relay
Inicia sesión, abre Ajustes y luego Integraciones, y conecta Google Tasks. Las listas que elijas empiezan a llegar a la Bandeja de entrada enseguida.
30 días gratis, sin tarjeta. Empieza en el navegador o instala la app.