GTD com o Google Tasks
O Google Tasks já está no seu Gmail e no seu Google Calendar, o que faz dele o lugar mais fácil para anotar uma tarefa. É um lugar mais difícil para praticar o Getting Things Done, porque o método precisa de mais do que listas e datas.
Você não precisa escolher. O Relay se conecta ao Google Tasks, então você pode continuar anotando as coisas onde já anota e cuidar do sistema propriamente dito em um app feito para isso.
O que o GTD precisa e o Google Tasks deixa por sua conta
| O GTD precisa de | No Google Tasks |
|---|---|
| Contextos | Não tem contextos nem tags. As pessoas criam uma lista por contexto, o que espalha os projetos por várias listas. |
| Projetos com um resultado | Uma lista, ou uma tarefa com subtarefas, pode fazer as vezes de projeto, mas não há resultado definido, e nada avisa que um projeto está sem próxima ação. |
| Aguardando | Uma lista mantida à mão, sem registro de quem você está aguardando nem desde quando. |
| Algum dia/Talvez | Mais uma lista, ao lado das listas ativas. |
| Revisão semanal | Por sua conta, com um checklist guardado em outro lugar. |
| Energia | Não é registrada, então não dá para pedir algo leve no fim de um dia longo. |
Nada disso é defeito do Google Tasks. Ele foi feito para ser simples, e é. O problema começa quando você tenta fazer listas simples carregarem um método inteiro, e as soluções improvisadas passam a custar mais tempo do que economizam.
Use o Google Tasks para capturar
Conecte o Google Tasks no Relay e escolha quais das suas listas trazer. A partir daí:
- As tarefas dessas listas chegam à sua Caixa de entrada do Relay, para serem esclarecidas como qualquer outra coisa que você captura. Nada é organizado no seu lugar.
- Uma data vinda do Google é sugerida como data agendada da tarefa enquanto você a processa. Ela só é usada se você a mantiver.
- Conclua uma dessas tarefas no Relay, ou mude o título, as notas ou a data agendada, e a mudança volta para o Google Tasks. Conclua ou edite a tarefa no Google, e o Relay acompanha. Um prazo que você adiciona no Relay fica no Relay.
- O Relay verifica o Google Tasks a cada 15 minutos, e sempre que você abre a Caixa de entrada, então as mudanças chegam sem que você precise tocar em nada.
- O Relay nunca cria tarefas novas no Google e nunca exclui nada no Google. Se você exclui uma tarefa no Google, a cópia dela no Relay vai para a Lixeira, onde dá para restaurar a tarefa por 30 dias.
Assim, a tarefa que você adicionou pelo Gmail no notebook aparece na sua Caixa de entrada, ganha um contexto e um projeto no Relay e, quando você a marca como feita, ela fica marcada no Gmail também.
O que o Relay acrescenta
- Contextos que filtram a lista Próximas ações para mostrar o que dá para fazer onde você está. Como os contextos funcionam.
- Projetos com um resultado, e um grupo Travados para todo projeto sem próxima ação.
- Aguardando, com a pessoa e a data, Algum dia/Talvez, uma Pauta para cada pessoa e Referência.
- Uma revisão semanal guiada, que segue as etapas em ordem, e uma revisão diária de cinco minutos.
- O Google Calendar ao lado das suas ações, para que a tela Engajar mostre os compromissos do dia acima do que você poderia fazer em seguida.
Bom saber antes de começar
- Tarefas novas que você cria no Relay ficam no Relay
- O Google Tasks é uma porta de entrada, não um espelho. Se você quer que uma tarefa apareça no Gmail, adicione a tarefa no Google Tasks e deixe que ela venha para o Relay.
- O acesso ao Google é pedido separadamente
- O Relay pede acesso ao Google Tasks e ao Google Calendar em duas solicitações separadas. Ele funciona por completo sem nenhum dos dois conectado, e você pode desconectar qualquer um deles a qualquer momento em Configurações.
Conectar o Google Tasks ao Relay
Entre na sua conta, abra Configurações, depois Integrações, e conecte o Google Tasks. As listas escolhidas começam a chegar à Caixa de entrada na mesma hora.
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