GTD con Google Tasks
Google Tasks è già dentro Gmail e Google Calendar, e questo lo rende il posto più comodo per annotare al volo un’attività. È un posto più difficile in cui applicare Getting Things Done, perché il metodo richiede più di liste e date.
Non devi scegliere. Relay si collega a Google Tasks, così puoi continuare ad annotare dove lo fai già e gestire il sistema vero e proprio in un’app fatta apposta.
Ciò che serve a GTD e che Google Tasks lascia a te
| Cosa serve a GTD | In Google Tasks |
|---|---|
| Contesti | Niente contesti né tag. C’è chi crea una lista per contesto, e così i progetti si spezzano su più liste. |
| Progetti con un risultato | Una lista o un’attività con sottoattività possono fare da sostituto, ma non c’è un risultato, e niente ti avvisa quando un progetto non ha una prossima azione. |
| In attesa | Una lista che tieni a mano, senza traccia di chi stai aspettando né da quando. |
| Un giorno/Forse | Un’altra lista, accanto a quelle attive. |
| Revisione settimanale | Affidata a te e a una checklist tenuta altrove. |
| Energia | Non viene registrata, quindi non puoi chiedere qualcosa di facile alla fine di una lunga giornata. |
Niente di tutto questo è un difetto di Google Tasks. È fatto per essere semplice, e lo è. Il problema nasce quando provi a far reggere un intero metodo a delle liste semplici, e gli espedienti cominciano a costare più tempo di quanto ne facciano risparmiare.
Usa Google Tasks per annotare
Collega Google Tasks in Relay e scegli quali liste importare. Da quel momento:
- Le attività di quelle liste arrivano nella lista In arrivo di Relay, da chiarire come qualsiasi altra cosa che annoti. Niente viene smistato al posto tuo.
- Una data presa da Google ti viene proposta come data programmata dell’attività mentre la elabori. Viene usata solo se la tieni.
- Completa una di quelle attività in Relay, o cambiane il titolo, le note o la data programmata, e la modifica viene riportata in Google Tasks. Completala o modificala in Google e Relay si adegua. Una scadenza che aggiungi in Relay resta in Relay.
- Relay controlla Google Tasks ogni 15 minuti, e ogni volta che apri la lista In arrivo, così le modifiche arrivano senza che tu debba premere niente.
- Relay non crea mai nuove attività in Google e non elimina mai niente in Google. Se elimini un’attività in Google, la sua copia in Relay passa nel Cestino, dove puoi ripristinarla per 30 giorni.
Così l’attività che hai aggiunto da Gmail sul portatile compare nella lista In arrivo, riceve un contesto e un progetto in Relay e, quando la spunti, risulta spuntata anche in Gmail.
Cosa aggiunge Relay
- Contesti che filtrano Prossime azioni su ciò che puoi fare dove sei. Come funzionano i contesti.
- Progetti con un risultato, e un gruppo Bloccati per ogni progetto senza prossima azione.
- In attesa con la persona e la data, Un giorno/Forse, liste Agenda per persona, e Riferimenti.
- Una revisione settimanale guidata che segue i passi in ordine, e una revisione giornaliera di cinque minuti.
- Google Calendar accanto alle tue azioni, così Agisci mostra gli impegni di oggi sopra ciò che potresti fare dopo.
Da sapere prima
- Le nuove attività create in Relay restano in Relay
- Google Tasks è una porta d’ingresso, non uno specchio. Se vuoi che un’attività compaia in Gmail, aggiungila in Google Tasks e lascia che arrivi in Relay.
- L’accesso a Google viene chiesto separatamente
- Relay chiede l’accesso a Google Tasks e a Google Calendar con due richieste separate. Funziona del tutto anche senza nessuno dei due collegato, e puoi scollegare l’uno o l’altro in qualsiasi momento in Impostazioni.
Collega Google Tasks a Relay
Accedi, apri Impostazioni, poi Integrazioni, e collega Google Tasks. Le liste che hai scelto cominciano subito ad arrivare nella lista In arrivo.
30 giorni gratis, senza carta. Inizia nel browser o installa l’app.