La revue hebdomadaire GTD, étape par étape
La revue hebdomadaire est l'heure qui garde un système Getting Things Done fidèle à la réalité. Sautez-la quelques semaines, et vos listes ne correspondent plus à votre vie. Vous cessez alors de leur faire confiance, puis de les regarder.
La plupart des gens qui abandonnent GTD n'ont renoncé ni à noter ni aux prochaines actions. Ils ont renoncé à la revue, en général sans s'en rendre compte. Voici la revue dans l'ordre qui fonctionne, avec le rôle de chaque étape, pour savoir lesquelles on peut expédier et lesquelles non.
Trois parties : faire le vide, mettre à jour, créer
La revue a trois rôles, et ils s'enchaînent dans cet ordre pour une raison. D'abord, vous sortez tout de votre tête pour le mettre dans le système, afin que le reste de la revue porte sur le tableau complet. Ensuite, vous mettez chaque liste à jour. Alors seulement, sans rien qui vous tracasse, vous regardez devant vous et pensez à ce que vous voulez.
- Vider sa tête Notez tout ce qui vous occupe l'esprit et qui n'est pas encore dans le système. Une liste de déclencheurs aide ici : une liste de pistes (factures, famille, santé, la voiture, les personnes à qui vous devez une réponse) qui fait remonter ce à quoi vous ne penseriez pas de vous-même.
- Vider la Boîte de réception Décidez ce qu'est chaque élément : une prochaine action, un projet, quelque chose que vous attendez, quelque chose pour plus tard, un document de référence, ou quelque chose à jeter. Vide veut dire décidé, pas fait.
- Revoir vos prochaines actions Cochez ce que vous avez fait. Supprimez ce qui ne compte plus. Reformulez tout ce qui est assez vague pour que vous passiez devant sans vous arrêter.
- Revenir sur la semaine passée Relisez le calendrier de la semaine dernière. Les réunions laissent des suites derrière elles, et c'est ici qu'on les rattrape.
- Regarder ce qui arrive Lisez les deux ou trois prochaines semaines de votre calendrier. Tout ce qui demande une préparation reçoit une prochaine action maintenant, pas la veille au soir.
- Vérifier En attente Tout ce qui est en retard mérite une relance. Tout ce qui est arrivé se coche.
- Passer en revue chaque projet Chaque projet actif a besoin d'au moins une prochaine action. Un projet qui n'en a pas n'avance pas, aussi important qu'il paraisse. Vérifiez que le résultat visé est toujours celui que vous voulez.
- Regarder vos horizons supérieurs Vos domaines de responsabilité et vos objectifs. Un domaine devient-il silencieux ? Un projet ne sert-il rien qui vous tienne à cœur ? En savoir plus sur les horizons.
- Parcourir vos documents de référence Passez en revue vos documents de référence et vos listes de contrôle. Ils font souvent apparaître une action que vous n'aviez pas notée.
- Lire Un jour/Peut-être Faites remonter ce dont le moment est venu, et supprimez ce que vous ne voulez plus. Une liste Un jour/Peut-être que personne ne lit est un cimetière.
- Idées nouvelles Quand tout est à jour, les idées viennent plus facilement. Notez les nouveaux projets ou plans qui surgissent.
- Dernier passage Tout ce qui est apparu pendant la revue va dans la Boîte de réception : vous terminez sans rien garder en tête.
Combien de temps ça prend
Prévoyez une heure. La première revue prend plus longtemps, car elle rattrape tout ce qui a dérivé pendant que vous ne faisiez pas de revue. Ensuite, la durée dépend surtout du nombre de vos projets, puisque c'est aux étapes 7 et 8 que se fait la réflexion.
Si vous n'avez que vingt minutes, faites les étapes 1, 2 et 7. Vider votre tête et la Boîte de réception protège ce qui arrive, et l'étape des projets protège ce qui est déjà en mouvement. Le reste peut attendre une semaine. La revue entière, non.
Tenir dans la durée
- Donnez-lui un créneau fixe
- Inscrivez-la dans votre calendrier comme un rendez-vous récurrent, à un moment où il vous reste un peu d'énergie. Le vendredi après-midi convient à beaucoup de gens parce qu'il clôt la semaine ; le dimanche soir convient à d'autres parce qu'il ouvre la suivante.
- Faites les mêmes étapes dans le même ordre
- Une revue qu'il faut concevoir chaque semaine est une revue que vous repousserez. Une liste de contrôle que vous suivez se fait même quand la fatigue est là.
- Faire une pause, oui. Sauter la revue, non.
- La moitié d'une revue le vendredi et l'autre moitié le lundi gardent quand même le système fidèle à la réalité. La sauter trois semaines de suite, c'est ainsi qu'un système meurt.
- Gardez aussi une revue quotidienne
- Cinq minutes chaque matin sur le calendrier du jour et sur ce que vous comptez faire raccourcissent la revue hebdomadaire, parce que moins de choses ont dérivé.
La revue hebdomadaire dans Relay
Relay fait passer ces douze étapes sous forme de revue guidée, dans cet ordre, un écran à la fois. Les listes de déclencheurs pour vider sa tête sont intégrées, et vous pouvez les modifier. Les projets sans prochaine action sont regroupés sous Bloqués, là où vous les verrez, et un projet qui n'est rattaché à aucun domaine ni objectif porte une mention qui le signale.
Vous pouvez faire une pause en cours de route et reprendre là où vous en étiez. Relay note la durée de chaque revue, et si vous connectez votre calendrier, il peut y ajouter un créneau récurrent d'une heure, Revue hebdomadaire, le jour et à l'heure de votre choix.
Faites votre prochaine revue dans Relay
Relay vous fait passer par chacune des étapes ci-dessus, dans l'ordre : pas besoin d'une liste de contrôle ouverte à côté. Importez votre système depuis Nirvana ou Todoist, ou commencez avec une Boîte de réception vide.
30 jours gratuits, sans carte bancaire. Commencez dans votre navigateur ou installez l'application.