La revisión semanal GTD, paso a paso
La revisión semanal es la hora que mantiene fiel a la realidad un sistema Getting Things Done. Si te la saltas unas cuantas semanas, tus listas dejan de reflejar tu vida. Entonces dejas de confiar en ellas, y luego dejas de mirarlas.
Casi todas las personas que abandonan GTD no abandonaron la captura ni las próximas acciones. Abandonaron la revisión, normalmente sin darse cuenta. Aquí tienes la revisión en el orden que funciona, con la función de cada paso, para que sepas cuáles puedes hacer deprisa y cuáles no.
Tres partes: vaciar, actualizar, crear
La revisión tiene tres tareas, y van en este orden por una razón. Primero sacas todo de tu cabeza y lo metes en el sistema, para que el resto de la revisión trabaje con el panorama completo. Después pones al día cada lista. Solo entonces, sin nada que te inquiete, miras hacia delante y piensas en lo que quieres.
- Vaciar la mente Anota todo lo que tienes en la cabeza y que aún no está en el sistema. Aquí ayuda una lista de disparadores: una lista de temas (facturas, familia, salud, el coche, las personas a las que debes una respuesta) que te hace recordar lo que no se te ocurriría por tu cuenta.
- Vaciar la Bandeja de entrada Decide qué es cada elemento: una próxima acción, un proyecto, algo que esperas, algo para más adelante, material de referencia o basura. Vaciarla significa decidir, no hacer.
- Revisar tus próximas acciones Marca lo que has hecho. Elimina lo que ya no importa. Reescribe lo que sea tan vago que pasarías de largo.
- Repasar la semana pasada Lee el calendario de la semana pasada. Las reuniones dejan cosas pendientes, y aquí es donde se recogen.
- Mirar lo que viene Lee las próximas dos o tres semanas de tu calendario. Todo lo que necesite preparación recibe ahora una próxima acción, no la noche anterior.
- Revisar la lista A la espera Lo que vaya con retraso merece un recordatorio. Lo que haya llegado se marca como hecho.
- Revisar cada proyecto Cada proyecto activo necesita al menos una próxima acción. Un proyecto sin ninguna no avanza, por importante que parezca. Comprueba que el resultado sigue siendo el que quieres.
- Mirar tus horizontes superiores Tus áreas de responsabilidad y tus metas. ¿Hay algún área que se esté quedando sin atención? ¿Hay algún proyecto que no sirva a nada que te importe? Más sobre los horizontes.
- Hojear el material de referencia Repasa tu material de referencia y tus listas de comprobación. A menudo sacan a la luz una acción que no habías capturado.
- Leer la lista Algún día/Quizás Rescata lo que ya tenga su momento, y elimina lo que hayas dejado de querer. Una lista Algún día/Quizás que nadie lee es un cementerio.
- Nuevas ideas Con todo al día, las ideas salen con más facilidad. Captura los proyectos o planes nuevos que surjan.
- Repaso final Todo lo nuevo que haya surgido durante la revisión va a la Bandeja de entrada, para que termines sin nada retenido en la cabeza.
Cuánto dura
Calcula una hora. La primera revisión lleva más tiempo, porque pone al día todo lo que se fue desviando mientras no revisabas. Después, el tiempo depende sobre todo de cuántos proyectos tengas, ya que en los pasos 7 y 8 es donde se piensa.
Si solo tienes veinte minutos, haz los pasos 1, 2 y 7. Vaciar la mente y la Bandeja de entrada protege lo que entra, y el paso de los proyectos protege lo que ya está en marcha. Lo demás puede esperar una semana. La revisión entera, no.
Cómo mantenerla
- Dale un hueco fijo
- Ponla en tu calendario como una cita recurrente, a una hora en la que aún te quede algo de energía. A mucha gente le funciona el viernes por la tarde, porque cierra la semana; a otras personas, el domingo por la noche, porque abre la siguiente.
- Haz los mismos pasos en el mismo orden
- Una revisión que tienes que diseñar cada semana es una revisión que irás aplazando. Una lista de comprobación que sigues se puede hacer incluso con cansancio.
- Hacer una pausa está bien. Saltársela, no.
- Media revisión el viernes y la otra mitad el lunes siguen manteniendo el sistema fiel a la realidad. Saltártela tres semanas seguidas es como muere un sistema.
- Haz también una revisión diaria
- Cinco minutos cada mañana con el calendario de hoy y lo que piensas hacer acortan la revisión semanal, porque hay menos cosas que se hayan desviado.
La revisión semanal en Relay
En Relay, estos doce pasos son una revisión guiada, en este orden, una pantalla cada vez. Las listas de disparadores para vaciar la mente vienen incluidas, y puedes editarlas. Los proyectos sin próxima acción se agrupan en Estancados, donde los verás, y un proyecto que no está vinculado a ningún área ni meta lleva una nota que lo indica.
Puedes hacer una pausa a mitad y seguir donde lo dejaste. Relay anota cuánto duró cada revisión y, si conectas tu calendario, puede añadir un bloque de Revisión semanal de una hora, recurrente, el día y a la hora que elijas.
Haz tu próxima revisión en Relay
Relay te lleva por todos los pasos de arriba en orden, así que no necesitas tener una lista de comprobación abierta al lado. Trae tu sistema desde Nirvana o Todoist, o empieza con la Bandeja de entrada vacía.
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