A revisão semanal GTD, etapa por etapa
A revisão semanal é a hora que mantém um sistema Getting Things Done em dia. Pule a revisão por algumas semanas e suas listas deixam de corresponder à sua vida. Aí você para de confiar nelas, e depois para de olhar para elas.
A maioria das pessoas que desiste do GTD não desistiu de capturar nem das próximas ações. Desistiu da revisão, quase sempre sem perceber. Abaixo está a revisão na ordem que funciona, com a função de cada etapa, para você saber quais dá para fazer com pressa e quais não.
Três partes: esvaziar, atualizar, criar
A revisão tem três funções, e elas seguem esta ordem por um motivo. Primeiro você tira tudo da cabeça e coloca no sistema, para que o resto da revisão trabalhe com o quadro completo. Depois você atualiza cada lista. Só então, sem nada incomodando, você olha para a frente e pensa no que quer.
- Esvaziar a mente Anote tudo o que está na sua cabeça e ainda não está no sistema. Uma lista de gatilhos ajuda aqui: uma série de gatilhos (contas, família, saúde, o carro, pessoas a quem você deve uma resposta) que trazem à tona aquilo em que você não pensaria por conta própria.
- Zerar a Caixa de entrada Decida o que é cada item: uma próxima ação, um projeto, algo que você está aguardando, algo para depois, referência ou lixo. Zerada significa que tudo foi decidido, não que tudo foi feito.
- Revisar suas próximas ações Marque o que você fez. Exclua o que não importa mais. Reescreva qualquer coisa vaga a ponto de você passar direto por ela.
- Olhar a semana passada Leia o calendário da semana passada. Reuniões deixam pendências, e é aqui que elas são capturadas.
- Ver o que vem pela frente Leia as próximas duas ou três semanas do seu calendário. Tudo que precisa de preparação ganha uma próxima ação agora, não na véspera.
- Conferir a lista Aguardando O que estiver atrasado merece uma cobrança. O que chegou é marcado como feito.
- Passar por cada projeto Cada projeto ativo precisa de pelo menos uma próxima ação. Um projeto sem nenhuma não está andando, por mais importante que pareça. Confira se o resultado ainda é o que você quer.
- Olhar seus horizontes superiores Suas áreas de responsabilidade e suas metas. Alguma área anda parada? Existe um projeto que não serve a nada que importa para você? Mais sobre horizontes.
- Folhear a referência Dê uma olhada no seu material de referência e nos seus checklists. Eles muitas vezes revelam uma ação que você não tinha capturado.
- Ler Algum dia/Talvez Promova o que chegou a hora de fazer, e exclua o que você deixou de querer. Uma lista Algum dia/Talvez que ninguém lê é um cemitério.
- Novas ideias Com tudo em dia, as ideias vêm com mais facilidade. Capture qualquer projeto ou plano novo que surgir.
- Varredura final Tudo de novo que surgiu durante a revisão vai para a Caixa de entrada, para você terminar sem guardar nada na cabeça.
Quanto tempo leva
Reserve uma hora. A primeira revisão leva mais tempo, porque está colocando em dia tudo o que saiu do lugar enquanto você não revisava. Depois disso, o tempo depende principalmente de quantos projetos você tem, já que as etapas 7 e 8 são onde se pensa de verdade.
Se você só tiver vinte minutos, faça as etapas 1, 2 e 7. Esvaziar a mente e a Caixa de entrada protege o que está chegando, e a etapa dos projetos protege o que já está andando. O resto pode esperar uma semana. A revisão inteira, não.
Como manter o hábito
- Reserve um horário fixo
- Coloque a revisão no calendário como um compromisso recorrente, num horário em que você ainda tenha alguma energia. A tarde de sexta funciona para muita gente porque fecha a semana; a noite de domingo funciona para outras pessoas porque abre a seguinte.
- Faça as mesmas etapas na mesma ordem
- Uma revisão que você precisa montar toda semana é uma revisão que você vai adiar. Um checklist que você segue dá para fazer mesmo com cansaço.
- Pausar, tudo bem. Pular, não.
- Metade da revisão na sexta e a outra metade na segunda ainda mantêm o sistema em dia. Pular três semanas seguidas é como um sistema morre.
- Faça também uma revisão diária
- Cinco minutos toda manhã com o calendário do dia e o que você pretende fazer deixam a revisão semanal mais curta, porque menos coisa saiu do lugar.
A revisão semanal no Relay
O Relay conduz essas doze etapas como uma revisão guiada, nesta ordem, uma tela de cada vez. As listas de gatilhos para esvaziar a mente já vêm prontas, e você pode editar essas listas. Os projetos sem próxima ação ficam agrupados em Travados, à vista, e um projeto que não está ligado a nenhuma área ou meta traz uma nota avisando disso.
Você pode pausar no meio e continuar de onde parou. O Relay registra quanto tempo cada revisão levou e, se você conectar seu calendário, pode adicionar um bloco recorrente de uma hora chamado Revisão semanal, no dia e no horário que você escolher.
Faça sua próxima revisão no Relay
O Relay conduz você por cada etapa acima, na ordem, então não é preciso ter um checklist aberto ao lado. Traga seu sistema do Nirvana ou do Todoist, ou comece com a Caixa de entrada vazia.
30 dias grátis, sem cartão. Comece no navegador ou instale o app.