La revisione settimanale GTD, passo dopo passo
La revisione settimanale è l’ora che mantiene fedele alla realtà un sistema Getting Things Done. Saltala per qualche settimana e le tue liste smettono di corrispondere alla tua vita. Poi smetti di fidarti di loro, e poi smetti di guardarle.
Chi abbandona GTD di solito non ha abbandonato l’annotare né le prossime azioni. Ha abbandonato la revisione, spesso senza accorgersene. Qui sotto trovi la revisione nell’ordine che funziona, con lo scopo di ogni passo, così puoi capire quali si possono fare in fretta e quali no.
Tre parti: chiarezza, aggiornamento, creatività
La revisione ha tre compiti, e vanno in questo ordine per un motivo. Prima togli tutto dalla testa e lo metti nel sistema, così il resto della revisione lavora sul quadro completo. Poi aggiorni ogni lista. Solo allora, senza niente che ti assilla, guardi avanti e pensi a ciò che vuoi.
- Svuota la mente Annota tutto ciò che hai in mente e che non è già nel sistema. Qui aiuta una lista di spunti: un elenco di promemoria (bollette, famiglia, salute, l’auto, le persone a cui devi una risposta) che ti richiama le cose a cui altrimenti non penseresti.
- Svuota la lista In arrivo Decidi cos’è ogni elemento: una prossima azione, un progetto, qualcosa che aspetti, qualcosa per dopo, materiale di riferimento o spazzatura. Svuotarla vuol dire decidere, non fare.
- Rivedi le prossime azioni Spunta ciò che hai fatto. Elimina ciò che non conta più. Riformula tutto ciò che è così vago da fartelo saltare.
- Guarda la settimana scorsa Rileggi il calendario della settimana scorsa. Le riunioni lasciano dietro di sé cose da seguire, ed è qui che le recuperi.
- Guarda cosa ti aspetta Leggi le prossime due o tre settimane del calendario. Tutto ciò che va preparato riceve una prossima azione adesso, non la sera prima.
- Controlla In attesa Per tutto ciò che è in ritardo, manda un sollecito. Tutto ciò che è arrivato va spuntato.
- Passa in rassegna ogni progetto Ogni progetto attivo ha bisogno di almeno una prossima azione. Un progetto che non ne ha una non si muove, per quanto sembri importante. Verifica che il risultato sia ancora quello che vuoi.
- Guarda gli orizzonti superiori Le tue aree di responsabilità e i tuoi obiettivi. C’è un’area che si sta spegnendo? C’è un progetto che non serve a niente di ciò a cui tieni? Approfondisci gli orizzonti.
- Scorri i riferimenti Dai un’occhiata al materiale di riferimento e alle checklist. Spesso fanno emergere un’azione che non avevi annotato.
- Leggi Un giorno/Forse Promuovi ciò per cui è arrivato il momento ed elimina ciò che non vuoi più. Una lista di cose per un giorno che nessuno legge è un cimitero.
- Creatività Con tutto aggiornato, le idee arrivano più facilmente. Annota i nuovi progetti o piani che ti vengono in mente.
- Controllo finale Tutto ciò che di nuovo è emerso durante la revisione va nella lista In arrivo, così finisci senza niente da tenere a mente.
Quanto ci vuole
Calcola un’ora. La prima revisione richiede di più, perché recupera tutto ciò che è andato alla deriva mentre non facevi revisioni. In seguito il tempo dipende soprattutto da quanti progetti hai, perché è nei passi 7 e 8 che si pensa davvero.
Se hai solo venti minuti, fai i passi 1, 2 e 7. Svuotare la mente e la lista In arrivo protegge ciò che sta arrivando, e il passo dei progetti protegge ciò che è già in movimento. Il resto può aspettare una settimana. Tutto quanto no.
Come non smettere
- Dalle un orario fisso
- Mettila in calendario come appuntamento ricorrente, in un momento in cui ti resta un po’ di energia. Il venerdì pomeriggio va bene per molti perché chiude la settimana; la domenica sera va bene per altri perché apre la successiva.
- Fai gli stessi passi nello stesso ordine
- Una revisione da progettare ogni settimana è una revisione che rimanderai. Una checklist da seguire si può fare anche quando le energie sono poche.
- Fare una pausa va bene. Saltarla no.
- Metà revisione il venerdì e l’altra metà il lunedì mantengono comunque il sistema fedele alla realtà. Saltarla tre settimane di fila è il modo in cui un sistema muore.
- Fai anche una revisione giornaliera
- Cinque minuti ogni mattina sul calendario di oggi e su ciò che intendi fare accorciano la revisione settimanale, perché meno cose sono andate alla deriva.
La revisione settimanale in Relay
Relay propone questi dodici passi come revisione guidata, in questo ordine, una schermata alla volta. Le liste di spunti per svuotare la mente sono già incluse, e puoi modificarle. I progetti senza prossima azione sono raggruppati sotto Bloccati, dove li vedrai, e un progetto che non si collega a un’area o a un obiettivo porta una nota che lo segnala.
Puoi sospenderla a metà e riprendere da dove avevi lasciato. Relay tiene nota di quanto è durata ogni revisione e, se colleghi il tuo calendario, può aggiungere un blocco ricorrente di un’ora per la Revisione settimanale nel giorno e all’ora che scegli.
Fai la tua prossima revisione in Relay
Relay ti guida in ordine attraverso tutti i passi qui sopra, così non ti serve una checklist aperta accanto. Porta il tuo sistema da Nirvana o Todoist, oppure inizia con la lista In arrivo vuota.
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