Przegląd tygodniowy GTD krok po kroku
Przegląd tygodniowy to godzina, która utrzymuje system Getting Things Done w zgodzie z rzeczywistością. Pomiń go przez kilka tygodni, a twoje listy przestaną odpowiadać twojemu życiu. Potem przestajesz im ufać, a potem przestajesz do nich zaglądać.
Większość osób, które porzucają GTD, nie rezygnuje z zapisywania ani z następnych działań. Rezygnuje z przeglądu, zwykle nawet tego nie zauważając. Poniżej przegląd w kolejności, która działa, z opisem, po co jest każdy krok, żeby było wiadomo, które można zrobić w pośpiechu, a których nie.
Trzy części: jasność, aktualność, kreatywność
Przegląd składa się z trzech części i nie bez powodu idą one w tej kolejności. Najpierw przenosisz wszystko z głowy do systemu, żeby reszta przeglądu pracowała na pełnym obrazie. Potem aktualizujesz każdą listę. Dopiero wtedy, gdy nic cię już nie uwiera, patrzysz naprzód i zastanawiasz się, czego chcesz.
- Opróżnij głowę Zapisz wszystko, co zaprząta ci głowę, a czego jeszcze nie ma w systemie. Pomaga w tym lista wyzwalaczy: lista podpowiedzi (rachunki, rodzina, zdrowie, samochód, osoby czekające na twoją odpowiedź), która przypomina o sprawach, które same z siebie nie przyszłyby ci do głowy.
- Opróżnij Skrzynkę odbiorczą Zdecyduj, czym jest każdy element: następnym działaniem, projektem, czymś, na co czekasz, czymś na później, materiałem czy śmieciem. Pusta skrzynka oznacza, że o wszystkim zdecydowano, a nie, że wszystko zrobiono.
- Przejrzyj następne działania Odhacz to, co już zrobione. Usuń to, co przestało mieć znaczenie. Przeformułuj wszystko, co jest tak mgliste, że wzrok by się po tym prześlizgnął.
- Spójrz na miniony tydzień Przejrzyj kalendarz z minionego tygodnia. Spotkania zostawiają po sobie sprawy do załatwienia i to tutaj się je wyłapuje.
- Spójrz na to, co nadchodzi Przejrzyj kalendarz na najbliższe dwa lub trzy tygodnie. Wszystko, co wymaga przygotowania, dostaje następne działanie teraz, a nie wieczorem dzień wcześniej.
- Sprawdź listę Czekam na Przy wszystkim, co się spóźnia, przypomnij się. To, co już dotarło, odhacz.
- Przejdź przez każdy projekt Każdy aktywny projekt potrzebuje co najmniej jednego następnego działania. Projekt bez niego stoi w miejscu, choćby nie wiadomo jak ważny się wydawał. Sprawdź, czy rezultat to wciąż ten, którego chcesz.
- Spójrz na wyższe horyzonty Twoje obszary odpowiedzialności i cele. Czy któryś obszar przycichł? Czy jest projekt, który nie służy niczemu, na czym ci zależy? Więcej o horyzontach.
- Rzuć okiem na materiały Przejrzyj swoje materiały i listy kontrolne. Często wychodzi z nich działanie, które wcześniej umknęło.
- Przeczytaj listę Kiedyś/może Wyciągnij z niej to, na co przyszła pora, i usuń to, czego już nie chcesz. Lista „kiedyś”, której nikt nie czyta, to cmentarz.
- Pomyśl twórczo Gdy wszystko jest aktualne, pomysły przychodzą łatwiej. Zapisz każdy nowy projekt czy plan, który się pojawi.
- Końcowe porządki Wszystko nowe, co wypłynęło podczas przeglądu, trafia do Skrzynki odbiorczej, żeby na koniec nic nie zostało ci w głowie.
Ile to trwa
Zaplanuj godzinę. Pierwszy przegląd trwa dłużej, bo nadrabia wszystko, co się rozjechało, gdy przeglądów nie było. Potem czas zależy głównie od liczby projektów, bo to w krokach 7 i 8 odbywa się myślenie.
Jeśli masz tylko dwadzieścia minut, zrób kroki 1, 2 i 7. Opróżnienie głowy i Skrzynki odbiorczej chroni to, co napływa, a krok z projektami chroni to, co już jest w ruchu. Reszta może poczekać tydzień. Całość nie może.
Jak przy tym wytrwać
- Daj mu stałe miejsce w tygodniu
- Wpisz go do kalendarza jako cykliczne spotkanie, w porze, gdy zostaje ci jeszcze trochę energii. Wielu osobom pasuje piątkowe popołudnie, bo zamyka tydzień, innym niedzielny wieczór, bo otwiera następny.
- Te same kroki w tej samej kolejności
- Przegląd, który co tydzień trzeba wymyślać od nowa, łatwo odłożyć. Listę kontrolną da się przejść nawet wtedy, gdy brakuje sił.
- Przerwa jest w porządku. Pomijanie nie.
- Pół przeglądu w piątek i drugie pół w poniedziałek nadal utrzymuje system w zgodzie z rzeczywistością. To trzy pominięte z rzędu przeglądy sprawiają, że system umiera.
- Rób też przegląd dzienny
- Pięć minut każdego ranka nad dzisiejszym kalendarzem i tym, co zamierzasz zrobić, skraca przegląd tygodniowy, bo mniej się rozjeżdża.
Przegląd tygodniowy w Relay
Relay zamienia te dwanaście kroków w prowadzony przegląd, w tej samej kolejności, jeden ekran po drugim. Listy wyzwalaczy do opróżniania głowy są wbudowane i można je edytować. Projekty bez następnego działania trafiają do grupy Utknięte, gdzie je zobaczysz, a projekt, który nie łączy się w górę z żadnym obszarem ani celem, ma przy sobie notkę, która o tym informuje.
Przegląd można przerwać w trakcie i później wrócić do tego samego miejsca. Relay zapisuje, ile trwał każdy przegląd, a jeśli połączysz kalendarz, może dodać cykliczny, godzinny blok na przegląd tygodniowy w wybranym dniu i o wybranej godzinie.
Zrób następny przegląd w Relay
Relay przeprowadzi cię przez każdy z powyższych kroków po kolei, więc nie potrzebujesz obok otwartej listy kontrolnej. Przenieś swój system z Nirvany lub Todoist albo zacznij od pustej Skrzynki odbiorczej.
30 dni za darmo, bez podawania karty. Zacznij w przeglądarce albo zainstaluj aplikację.