Gli orizzonti di attenzione spiegati
Getting Things Done guarda i tuoi impegni da sei altezze, dalla prossima telefonata fino al motivo per cui fai tutto questo. Gli orizzonti sono il modo in cui una lista di cose da fare si collega a una vita, così la revisione settimanale può chiederti se stai lavorando sulle cose giuste, e non solo se il lavoro va avanti.
I sei livelli
| Orizzonte | Cosa contiene | Quando guardarlo |
|---|---|---|
| Scopo e principi | Perché esiste tutto questo, e gli standard a cui non rinunci. | Una volta all’anno, o quando cambia qualcosa di importante |
| Visione | Come sarà tutto fra qualche anno, se funziona. | Una volta all’anno |
| Obiettivi | Ciò che deve essere vero fra un anno o due. | Ogni trimestre |
| Aree di responsabilità | Le parti del lavoro e della vita che devi mantenere in salute: salute, famiglia, finanze, ogni parte del tuo lavoro. | Ogni mese, più un’occhiata nella revisione settimanale |
| Progetti | Risultati che richiedono più di un passo e si concludono entro circa un anno. | Ogni settimana |
| Azioni | Il prossimo passo fisico e visibile per ogni progetto e per tutto il resto. | Ogni giorno |
Il ritmo dell’ultima colonna è un punto di partenza, non una regola. Più il livello è alto, più lentamente cambia, e quindi meno spesso serve guardarlo.
Aree e progetti non sono la stessa cosa
È la distinzione su cui si inciampa di più. Un progetto finisce: puoi dire come appare quando è fatto, e un giorno è fatto. Un’area non finisce mai. “Salute” è un’area. “Correre una 10 km a maggio” è un progetto al suo servizio.
Tenerli separati è ciò che permette al sistema di accorgersi di ciò che trascuri. Quando un’area a cui tieni resta per mesi senza progetti, è utile saperlo, e una semplice lista di attività non può mai dirtelo.
Parti dal basso
Viene la tentazione di cominciare dallo scopo e scendere. David Allen consiglia il contrario: prima prendi il controllo di azioni e progetti, poi sali. Finché il livello di base non è sotto controllo, il suo rumore copre qualsiasi riflessione su obiettivi e visione.
In pratica: usa il tuo sistema per qualche settimana solo con prossime azioni e progetti. Aggiungi le aree quando noti progetti che non hanno una collocazione ovvia. Obiettivi e visione vengono dopo, quando hai lo spazio mentale per pensarci.
Usare gli orizzonti in una revisione
- Progetti che non servono a niente
- Un progetto che non si collega a nessuna area né a nessun obiettivo: o gli manca un collegamento, o è qualcosa che fai per abitudine. In entrambi i casi è utile saperlo.
- Aree diventate silenziose
- Un’area senza progetti attivi può andare bene così, oppure ti sta sfuggendo. Guardala e decidi quale delle due.
- Obiettivi senza progetti
- Un obiettivo verso cui non lavora niente è un desiderio. Avvia un progetto per raggiungerlo, oppure spostalo in Un giorno/Forse.
Gli orizzonti in Relay
Relay rappresenta ogni livello. Scopo, visione, obiettivi e aree stanno in Orizzonti. Progetti e azioni stanno nelle loro liste e possono collegarsi verso l’alto agli orizzonti a cui servono, così un lavoro può mostrare a cosa serve.
Gli orizzonti non hanno barre di avanzamento né percentuali di completamento. Scopo, visione e aree sono standard che mantieni, non attività da finire. La revisione settimanale ha un suo passo Orizzonti superiori, e durante la revisione un progetto senza collegamento verso l’alto porta una nota.
Guarda il tuo lavoro da ogni altezza
In Relay colleghi ogni azione al suo progetto e ogni progetto all’area o all’obiettivo a cui serve, così la revisione settimanale può verificare se stai lavorando sulle cose giuste.
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